So erzielen Sie Ergebnisse im B2B-Kanal
 Von Greg Tabor, Director Supplier Programs, Ariba |
In der letzten Ausgabe von Supply Lines haben wir erklärt, was, warum und wie im B2B-Kanal gemessen werden kann, um die Auswirkungen dieses Kanals auf Ihre Geschäfte besser bewerten zu können – der erste Schritt, um diesen Kanal gewinnbringend für Ihr Unternehmen einzusetzen (lesen Sie Teil 1 hier). Vielleicht sind Ihre Ergebnisberichte von Ihren Führungskräften positiv aufgenommen worden und sie wollen jetzt, dass Sie die Wirkung dieser Ergebnisse für noch größere Erfolge des B2B-Kanals weiter ausbauen. Im Folgenden finden Sie einige praktische Maßnahmen, mit denen Sie genau dies erreichen können. Wie im ersten Teil erwähnt, sollte der B2B-Kanal Ihres Unternehmens in drei Schlüsselbereichen Ergebnisse aufweisen:
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Der Vollständigkeit halber sollten wir einen vierten Bereich erwähnen, der ebenfalls zum Wert beitragen kann: Förderung Ihrer Kundeninitiative. Für den Zweck dieser Abhandlung wollen wir jedoch davon ausgehen, dass Sie sich zu diesem Schritt bereits entschlossen haben.
Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt daher auf den Möglichkeiten, die sich Ihnen zur Verbesserung der Ergebnisse im ersten der drei Bereiche bieten: einem schnelleren Order-to-Cash-Zyklus. Vergessen Sie dabei nicht, dass diese Liste nicht vollständig ist und auch nicht alle besonderen Umstände der einzelnen Unternehmen abdecken kann. Sie sollte Ihnen jedoch einige Themen vorstellen oder Ideen geben, die sich auf Ihre spezifische Situation anpassen lassen und hoffentlich zu weiteren Ideen anregen.
Ein schnellerer Order-to-Cash-Zyklus
Ein schnellerer Order-to-Cash-Zyklus lässt sich auch als eine Reduzierung der Debitorenlaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) beschreiben. Falls Sie mit diesem Konzept nicht vertraut sind, kann Ihnen der Leiter Ihres Rechnungswesens oder Ihr CFO die Auswirkungen der Debitorenlaufzeit auf Ihr Unternehmen erklären (der sich sicherlich über einen an diesem Thema interessierten Zuhörer freut!). eProcurement und eInvoicing sind dazu gedacht, den Order-to-Cash-Prozess zu beschleunigen, damit Ihr Unternehmen Außenstände schneller als mit herkömmlichen Methoden erhält. Was in jedem Fall erreicht wird, ist, dass mit der Bestellungsabwicklung und Rechnungsverarbeitung schneller begonnen wird.
Hier sind ein paar grundlegende Schritte, mit denen Sie diesen Vorteil optimal ausnutzen können:
- Reduzierung der Fehlerrate. Zuerst müssen Sie Ihre aktuelle Fehlerrate kennen. Sie können darauf wetten, dass zwischen 10 und 20 Prozent aller Rechnungen Fehler enthalten, was die Zahlungen um Wochen oder sogar Monate verzögern kann. Eine Reduzierung dieser Rate ist extrem wichtig. Viele Lieferanten melden, dass die elektronische Rechnungsstellung die Zahl der Fehler erheblich reduziert. Das Ariba® Supplier Network™ macht etwaige Rechnungsprobleme sichtbar und hilft Ihnen auch mit entsprechendem Feedback dabei, diese Probleme umgehend zu lösen. Dadurch wird die Zahlungsabwicklung beschleunigt und die Gesamtproduktivität verbessert, da Probleme zum Zeitpunkt ihrer Entstehung angegangen werden und nicht erst nach 30 bis 45 Tagen mit zusätzlichem Zeit- und Arbeitsaufwand nachverfolgt werden müssen.
Es ist ebenfalls wichtig, den Kunden dieses Ziel zu vermitteln und sie um ihre Unterstützung bei der Ausmerzung von Fehlern zu bitten. Wenn Sie die Fehlerrate Ihres B2B-Kanals vor und nach der Einführung neuer Methoden kennen, können Sie zusätzliche Investitionen in diesen Kanal leicht rechtfertigen. Je nach dem Wert der von Ihnen verarbeiteten Rechnungen entspricht eine Reduzierung der Fehlerrate auf eine einstellige Prozentzahl erheblichen Einsparungen durch reduzierte Debitorenlaufzeit.
- Integration der Bestellungen. Nur zu oft hören wir Lieferanten sagen, dass der B2B-Kanal die Debitorenlaufzeiten nicht reduziert, da er nur elektronische Bestellungen weiterleitet, während der eigentliche Wert in der elektronischen Rechnungsstellung liegt. Dies ist einfach nicht richtig. Bestellungen, die über Nacht am Faxgerät liegen bleiben, auf einem Notizblock notiert und übersehen werden oder fehlerhaft eingegeben werden, verlängern den Prozess um Tage, während bereits im System befindliche Bestellungen umgehend geliefert, in Rechnung gestellt und bezahlt werden können. Je schneller die einzelnen Schritte durchgeführt werden können, desto schneller erhalten Sie Betriebskapital, das Sie in Ihr Unternehmen investieren können, mit dem Sie Ihren Bestand vergrößern und Ihre Lieferanten für einen Diskont früher bezahlen können. Auch der Kundendienst wird dadurch verbessert.
Selbst wenn Sie sich gegen eine Integration entscheiden, sollten Sie den Wert fehlerfreier, in einem Standardformat gehaltener Bestellungen von einem Ihre Bemühungen unterstützenden Kunden nicht unterschätzen: Der Prozess lässt sich um Tage verkürzen. Die Lieferung falscher Waren blockiert die Bestandsführung und verursacht zusätzliche Abhol- und Wiedereinlagerungskosten – auf Kosten der Debitorenlaufzeit. Hinzu kommen noch die Umstände, die dadurch dem Kunden gemacht werden.
Die Entgegennahme von Bestellungen über das Telefon ist eigentlich ein sehr kostspieliges und unproduktives Unterfangen. Wenn Sie Arbeitskosten, langwierige Gespräche und den "Verbrauch" kostbarer Ressourcen, die besser für strategische Gelegenheiten einzusetzen wären, berücksichtigen, scheint das Verfahren, bei dem ein Kunde Teilenummern vorliest, die von einer anderen Person aufgeschrieben und anschließend in ein Bestellverwaltungssystem eingegeben werden, im heutigen Geschäftsklima beinahe sträflich. Stattdessen sollten Sie Ihren Kunden ausdrücklich nahelegen, zur Kostenreduzierung bei derartigen Bestellungen den B2B-Kanal zu verwenden.
- Integration der Rechnungsstellung. Es ist offensichtlich, dass die Fähigkeit, Rechnungen direkt durch Ihre Backend-Rechnungs- oder Finanzsoftware erstellen zu lassen, Zeit sparen kann. Sehen wir uns einmal das Standardverfahren an: Rechnungen werden über Nacht ausgestellt, am nächsten Tag per Post ausgeschickt, die beim Kunden in zwei bis drei Tagen eingeht, (hoffentlich) von einer Maschine geöffnet und dem zuständigen Kreditorenbuchhalter zugestellt wird. Es folgt ein dreifacher Abgleich, die Rechnung wird zur Bezahlung akzeptiert und die Zahlung wird für die nächste Scheckausstellungsphase geplant.
Die möglichen Probleme in diesem Szenario, die zu einer Verzögerung der Rechnungsbegleichung führen, sind leicht zu erkennen; sie reichen von der Schwierigkeit der Problembehebung bis zu einer unterbesetzten und überlasteten Kreditorenabteilung. Noch häufiger sind wahrscheinlich den Prozess verzögernde Fragen, die entweder in der Beschaffungsabteilung (wie oft haben Sie schon Anrufe von Einkäufern mit Fragen zu einer Bestellung erhalten?) oder in der Warenempfangsabteilung ihren Ursprung haben.
Die elektronische Rechnungsstellung – oder auch nur die Verwendung von PO-Flip zur Erstellung von Rechnungen – löst beinahe alle derartigen Probleme! Darüber hinaus werden die Probleme, die oftmals den Prozess um Tage verlängern, Ihnen umgehend deutlich sichtbar angezeigt. Sichtbare Probleme können viel schneller gelöst werden. Das Ergebnis: reduzierte Debitorenlaufzeiten.
Jeder Lieferant sollte sich um Methoden bemühen, die zu einer schnelleren Begleichung der Rechnungen führen. Ganz gleich, ob Sie den B2B-Kanal mit offenen Armen begrüßt haben oder eher durch Forderungen der Kunden dazu gelangt sind: Nutzen Sie diese Chance zur Reduzierung der Debitorenlaufzeiten. Wenden Sie sich an Ihre Finanzabteilung, um sich die damit verbundenen Chancen genau erklären zu lassen, und arbeiten Sie sowohl mit Kollegen Ihres Unternehmens als auch mit Ihren Kunden zusammen, um die Ihnen zur Verfügung stehenden B2B-Kanal-Tools optimal einzusetzen – insbesondere die Tools, die im Ariba Supplier Network angeboten werden.
Machen Sie sich schlau
Kunden suchen Lieferanten, die eInvoicing effektiv verwalten und einsetzen können, und Ihr Know-how und Ihre Investition in diesem Bereich können sich als Katalysator für die Kundenakquise erweisen. Das Ariba® Ready™-Programm ist eine der Ressourcen, die Ihnen dabei helfen können. Lernen Sie Vorteile des Programms im Artikel "Ist Ariba Ready das Richtige für Sie?" kennen. Wenn Sie Fragen haben oder einfach nur mehr darüber erfahren möchten, können Sie sich auch an supplierprograms@ariba.com wenden.
In Kürze
In der nächste Ausgabe von Supply Lines beschäftigen wir uns mit Methoden zur Kostenreduzierung und Steigerung der Betriebseffizienz.
