Sieben Tipps, die Sie bei der Implementierung elektronischer Rechnungsstellung unbedingt kennen sollten

Ganz gleich, ob Sie Ihre Rechnungen bereits auf elektronische Weise ausschicken oder dies erst für die Zukunft planen – das Wissen, wie Sie diese Möglichkeit optimal ausnutzen können, kann für Ihr Unternehmen von größter Wichtigkeit sein. Die zunehmende Verbreitung von eInvoicing verdeutlicht, wie schnell sich dieses Verfahren zum Standard von Beschaffungsorganisationen auf der ganzen Welt entwickelt. Durch rechtzeitige Einführung dieser Technologie können Sie Ihr Unternehmen von der Konkurrenz absetzen und einen Vorteil gegenüber den Lieferanten erzielen, die noch manuelle Verfahren anwenden. Und auch aus den vielen anderen Vorteilen von eInvoicing können Sie Kapital schlagen:

• Schnellerer Eingang der Bezahlungen und besseres Cashflow-Management durch Angebot von Skonten: Der Hebel setzt bei den Kapitalkosten des Käufers an, die Debitorenlaufzeit (DSO) wird reduziert, dynamische Skonten sind möglich, und Sie haben unmittelbaren Zugriff auf präzise, aktuelle Informationen zu Rechnungs- und Überweisungsstatus.
• Zeit- und Kostenersparnis und reduzierte Fehlerzahl aufgrund optimierter, automatisierter Prozesse, die die Informationsweiterleitung auf Papier ablösen, Rechnungen der richten Bestellung und dem richtigen Käufer elektronisch zuordnen und Telefonanrufe zur Überprüfung des Rechnungs- und Zahlungsstatus überflüssig machen.
• Werden Sie zu einem wichtigen Geschäftspartner und vergrößern Sie Ihre Einnahmen durch verbesserten Kundendienst und bessere Kommunikation während des gesamten Order-to-Cash-Zyklus, was sich wiederum in größerem Auftragsvolumen und langlebigeren Kundenbeziehungen widerspiegelt.
• Verbesserte strategische Positionierung, indem Sie Außenstände nicht nur zur Erfüllung taktischer Anforderungen verwenden, sondern ebenfalls zum Erreichen breiter angelegter betrieblicher Ziele ausnutzen.
• Durchsetzen von Sourcing-Verträgen, indem tatsächliche Kundenkäufe mit den vertraglich festgelegten Kaufvolumen schnell und einfach abgeglichen werden und Skonten korrekt angerechnet werden.
• Einhaltung internationaler Bestimmungen mithilfe elektronischer Funktionen, die Sie bei der Einhaltung vor Ort geltender und regionaler Gesetze zu Mehrwertsteuer, digitalen Signaturen, Datenschutz, Eigenfakturierung und so weiter unterstützen.

Das Beste dabei ist, dass der Einsatz von eInvoicing Sie nichts kostet – Sie haben also nichts zu verlieren. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie Sie dieses wichtige Tool für die beste Wertschöpfung ausnutzen können.

1. Entscheiden Sie sich für einen proaktiven Ansatz. Warten Sie nicht erst, bis sich Ihre Kunden an Sie wenden, sondern finden Sie heraus, ob sie gegenwärtig eInvoicing verwenden, und, falls nicht, bitten Sie sie darum, diese Option zu implementieren. Dies charakterisiert Sie als fortschrittlichen Lieferanten mit eCommerce-Know-how und erhöht Ihre Glaubwürdigkeit sowohl bei vorhandenen als auch bei neuen Kunden. (Ob Beschaffungsorganisationen, mit denen Sie bereits im Geschäft sind, über eInvoicing-Funktionen verfügen, können Sie ebenfalls von Ariba erfahren. Senden Sie dazu einfach eine E-Mail an supplierprograms@ariba.com oder rufen Sie uns unter 866.583.5988 (USA) an.)

2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden bereit sind. Besprechen Sie die Einzelheiten von eInvoicing eingehend mit Ihren Kunden, um sicherzustellen, dass diese bestens darauf vorbereitet sind, bevor Sie damit online gehen. Ihre Kunden sollten beispielsweise einen Ansprechpartner zum Thema eInvoicing haben, mit dem Sie alle Fragen klären können, und Sie sollten einen Implementierungsplan entwickeln, mit dem die Kunden einverstanden sind, und gemeinsam einen Aktivierungstermin festlegen. Finden Sie heraus, wie erfahren Ihre Kunden im Umgang mit eInvoicing sind, indem Sie danach fragen, über welche Fähigkeiten sie gegenwärtig verfügen, ob sie eInvoicing mit anderen Lieferanten verwenden und wie lange sie dies schon machen. Diese und ähnliche Fragen helfen Ihnen dabei, Ihren Ansatz so auszurichten, dass er den Zielen und Erwartungen Ihrer Kunden am nächsten kommt.

Stellen Sie den Versand von Papierdokumenten ein. Ein häufiger Fehler ist, nach Einführung von eInvoicing den Papierversand nicht vollständig einzustellen. So sollten Sie beispielsweise vermeiden, Papierrechnungen zusätzlich zu elektronischen Rechnungen zu verschicken, sobald Sie bei einem Kunden auf eInvoicing umgestellt haben.

3. Führen Sie die notwendigen Änderungen bei Personal, Prozessen und Systemen durch. Um den Erfolg Ihrer eInvoicing-Initiative zu gewährleisten, müssen Sie die früheren Praktiken und Denkweisen in den folgenden Schlüsselbereichen entsprechend anpassen und ändern:

• Interne eCommerce-Experten (Personal): Bestimmen Sie in Ihren Teams in der Rechnungslegung und im Vertrieb gleich von Anfang an eCommerce-Experten. Diese Mitarbeiter übernehmen die Verantwortung für die Entwicklung und Verbreitung des Informationsmaterials, das für eine erfolgreiche Akzeptanz Ihrer eInvoice-Initiative im ganzen Unternehmen erforderlich ist. Sie dienen ebenfalls Ihren Kunden als Anlaufstelle bei Fragen und Problemen.
• Fangen Sie klein an, bauen Sie anschließend aus (Prozesse): Es empfiehlt sich, die eInvoicing-Implementierung mit einfachen Schritten zu beginnen. Geben Sie beispielsweise Rechnungen über eine Webschnittstelle ein, auf die Ihre Kunden zugreifen können. Sie sollten ebenfalls nach und nach neue organisatorische Richtlinien und Verfahren einführen, damit der Übergang von papierbasierten auf elektronische Prozesse reibungslos vonstatten geht. Führen Sie beispielsweise aus, wie elektronische Überweisungen (EFT) mit Rechnungen abzustimmen sind, oder arbeiten Sie mit der Finanzorganisation zusammen, um anhand von Entscheidungen über Zeitpunkt und reduzierte Kapitalkosten Richtlinien für Skonten zu entwickeln. Sobald diese neuen Methoden implementiert und etwaige Probleme ausgebügelt sind, können Sie weitere Funktionen hinzufügen, beispielsweise unter Verwendung von PO-Flip™ Rechnungen direkt aus Bestelldaten erstellen oder die Integration mit Backend-Systemen in Angriff nehmen.
• Integration mit Ihrem Backend-System (Systeme): Wenn Ihr Backend-System über XML, EDI, CVS oder einem Verbindungstool eines Drittanbieters wie Amalto b2box integriert ist, können Sie Rechnungen direkt von Ihrem Hauptbuch ins Ariba® Supplier Network senden, von wo Ihre Kunden sie in ihre Zahlungssysteme importieren können. Dadurch wird die Effizienz erheblich gesteigert und Fehler, die bei der manuellen Dateneingabe häufig auftreten, reduziert. Die Integration ist besonders dann wertvoll, wenn es sich um komplexe oder große Volumen von Bestellungen handelt.

4. Stellen Sie den Versand von Papierdokumenten ein. Ein häufiger Fehler ist, nach Einführung von eInvoicing den Papierversand nicht vollständig einzustellen. So sollten Sie beispielsweise vermeiden, Papierrechnungen zusätzlich zu elektronischen Rechnungen zu verschicken, sobald Sie bei einem Kunden auf eInvoicing umgestellt haben. Durch komplette Umstellung aller Ihrer Prozesse auf elektronische Verfahren können Sie die Effizienz Ihrer eInvoicing-Initiative steigern und schneller von den Vorteilen profitieren.

5. Nutzen Sie Online-Statusfunktionen. Nutzen Sie die bis zu einer Minute genauen Statustools im Ariba Supplier Network aus, um sich selbst und Ihre Kunden über offene Rechnungen und Überweisungen bestens informiert zu halten. Dies ermöglicht Ihnen, Cashflow besser vorherzusagen und zu verwalten. Telefonanrufe zur Überprüfung verloren gegangener Rechnungen oder unerledigter Bezahlungen sind jetzt überflüssig.

6. Wählen Sie die richtigen Supportansprechpartner. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter wissen, an wen sie sich in bestimmten Fällen wenden müssen. Fragen zum Einrichten von eInvoicing oder zur Lösung technischer Probleme sollten beispielsweise an den Kundensupport, Fragen zu Preisangaben auf einer PO-Flip-Rechnung sollten an Ihren Kunden gerichtet werden.

7. Nutzen Sie Dokumentationen und Lernprogramme aus. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter umfassend über eInvoicing und regen Sie sie zur Nutzung der Online-Ressourcen an. Sie können sie beispielsweise dazu auffordern, die Lernprogramme "Sending Invoices and Credit Memos (Senden von Rechnungen und Gutschriften)" und "Working Capital Management" durchzuführen, die unter http://onlinelearning.ariba.com/suppliernetworkwbt.html angeboten werden.