Obteniendo resultados en el canal B2B
 Por Greg Tabor, Director de Supplier Programs, Ariba |
En el último número de Supply Lines hemos tratado qué, por qué y cómo evaluar el canal B2B para que pueda evaluar el impacto que tiene sobre su negocio (consulte la parte uno): el primer paso en ayudar al canal a ofrecer más valor a su empresa. Por tanto, quizá a sus ejecutivos les haya gustado su informe y ahora desean que estos resultados impacten para conseguir un éxito del canal B2B aún mayor. A continuación se muestran algunos pasos prácticos que le ayudarán a hacerlo. A manera de recordatorio, el canal B2B de su empresa debería ofrecer resultados en tres áreas clave:
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En realidad, hay también una cuarta área, el respaldo a la iniciativa del cliente, que también puede tener valor. Pero en este tema, asumiremos que ya ha decidido dar ese paso.
Por tanto, este artículo examina las formas de impactar o mejorar los resultados asociados a la primera de estas áreas: un ciclo desde el pedido hasta el cobro más rápido Tenga presente que esta lista no es exhaustiva, ni abarca tampoco todas las circunstancias de cada negocio. Sin embargo, al menos debería centrarse en temas o ideas que se pueden adaptar a su situación específica y, es de esperar, generar ideas.
Un ciclo desde el pedido hasta el cobro más rápido
Un ciclo desde el pedido hasta el cobro más rápido también podría describirse como una reducción de los días de cobro (DSO, day sales outstanding). Si no está familiarizado con este concepto, coméntelo con su controlador o CFO, que le puede explicar rápidamente el impacto que ejerce en su empresa (sin contar en la satisfacción que sentirá al oír que alguien más lo está teniendo en cuenta). De manera predeterminada, eProcurement y eInvoicing deberían acelerar este proceso, ayudando a su empresa a recibir el cobro más rápido que con los métodos tradicionales. Como mínimo, comenzarán a poner en marcha el reloj con más rapidez que cualquier otro proceso de cumplimentación o facturación.
Por tanto, ¿cómo se maximiza este beneficio? Éstas son algunas ideas clave:
- Reducir su tasa de error. En primer lugar, debe saber cuál es su tasa de error. Puede estar seguro de que entre el 10 al 20 por ciento de facturas contienen errores, que finalmente ralentizarán el pago durante semanas o incluso meses, por lo que se convierte en algo fundamental reducir esta tasa. Muchos proveedores informan que la facturación electrónica reduce errores de forma significativa y que Ariba® Supplier Network™ proporciona visibilidad e incluye comentarios que le permiten resolver inmediatamente problemas relativos a la facturación. De esta forma se aceleran los pagos y mejora la productividad general, ya que los problemas se abordan en cuanto aparecen en lugar de tener que ser investigados 30 a 45 días después.
También es importante comunicar este objetivo a los clientes y pedirles que le ayuden a eliminar errores. Cuando conozca la tasa de error antes del canal B2B y después del canal B2B, podrá justificar fácilmente una inversión adicional del canal. Dependiendo del valor de las facturas que procese, conseguir que este valor se mantenga en un solo dígito puede significar importantes ahorros al reducir los DSO.
- Integrar pedidos de compra. Con demasiada frecuencia oímos a los proveedores decir que el canal B2B no reduce los DSO porque sólo envía pedidos de compra electrónicos y que el verdadero valor está en la facturación electrónica. Pero éste no es el caso. Los pedidos que se quedan en la máquina de fax toda la noche, olvidados en un bloc, o introducidos con errores privan de valiosos días al proceso, mientras que los pedidos que ya están en el sistema se pueden enviar, facturar y pagar. Cuanto más rápido suceda esto, más pronto estará poniendo a trabajar el capital para reinvertirlo en su negocio, comprar más inventario y pagar antes a sus proveedores para recibir descuentos. El servicio al cliente también se mejora.
Aunque decida no integrarse, no subestime el valor de recibir pedidos sin errores en formato estándar con un cliente dedicado, lo que puede reducir días del proceso. Enviar el artículo erróneo inmoviliza el inventario y añade costes de recogida y de reaprovisionamiento, acabando con los DSO, sin mencionar el trastorno que causa al cliente.
Aceptar los pedidos por teléfono es en realidad una empresa costosa e improductiva. Cuando considera los costes del trabajo, las largas conversaciones y la incapacidad de concentrar los recursos en otras oportunidades estratégicas, el proceso de tener a un cliente leyendo en alto números de piezas a alguien que los escribe y luego los vuelve a introducir en un sistema de gestión de pedidos parece casi vergonzoso en el mundo de los negocios actual. Por el contrario, debería animar activamente a los clientes a usar el canal B2B para estos pedidos con el objetivo de reducir costes.
- Integrar la facturación. Obviamente, la capacidad de facturar directamente desde el software de facturación de servidor o financiero puede ahorrar tiempo. Considere el proceso estándar: las facturas se emiten por la noche, se envían por correo al día siguiente, se reciben en la estafeta del cliente en dos o tres días, las abre una máquina (con suerte) y se distribuyen al oficial de AP apropiado. Después se realiza el proceso de tres comprobaciones y la factura se aprueba para su pago y se designa su pago durante la comprobación apropiada.
Ahora piense en todas las posibilidades de que surjan problemas en este escenario, desde la resolución de un problema a simplemente un departamento de pagos con poco personal y mucho trabajo en el que se retrasan las facturas. Y con frecuencia, surgen cuestiones que entorpecen el proceso, ya sea con la entidad de compras (¿cuántas veces le ha llamado un agente de compras preguntándole sobre un pedido?) o en el departamento de recepción.
La facturación electrónica, o incluso la utilización de PO-Flip para generar facturas, resuelve prácticamente todo esto. También consigue una inmediata visibilidad en los problemas que frecuentemente agregan días al proceso. Los problemas que surgen se pueden gestionar con mucha más rapidez. ¿Y cuál es el resultado? DSO reducidos.
Todos los proveedores deberían considerar otras formas de cobrar con más rapidez. Ya participe en el canal B2B de buen grado o participe en él a petición del cliente, aproveche esta oportunidad para reducir sus DSO. Asegúrese de conectar con los departamentos financieros para comprender la oportunidad implicada y trabajar tanto internamente como con sus clientes para aprovechar las herramientas del canal B2B disponibles, en particular aquellas ofrecidas a través de Ariba Supplier Network.
Obtener más información
Los clientes están buscando proveedores que pueden gestionar eficazmente eInvoicing y su conocimiento e inversiones en esta área puede ser un catalizador para conseguir nuevos negocios. El programa Ariba® Ready™ es un recurso que puede ayudarle en esta área. Compruebe los beneficios que proporcione leyendo "¿Es Ariba Ready adecuado para usted?" También puede ponerse en contacto con supplierprograms@ariba.com si tiene preguntas o desea obtener más información.
Próxima aparición
En el siguiente número de Supply Lines describiremos las formas de reducir costes y de conseguir eficacias operativas.
