Siete sugerencias que debe conocer al implementar facturas electrónicas

Ya envíe facturas electrónicas o tenga previsto hacerlo en el futuro, saber cómo sacar el máximo partido de esta función puede ser crucial para su empresa. La creciente prevalencia de eInvoicing deja claro que esta práctica se está convirtiendo rápidamente en una norma para las organizaciones de compra de todo el mundo. Al adoptarlo ahora, puede marcar la diferencia para su empresa, ya que obtiene una ventaja con respecto a los proveedores que siguen utilizando métodos manuales y saca partido de los numerosos beneficios que proporciona eInvoicing, lo que le permite:

• Cobrar antes y gestionar mejor el flujo de tesorería mediante descuentos de pago anticipado que aprovechan los costes de capital del comprador y reducen los días de cobro (DSO, day sales outstanding), uso de descuentos dinámicos, y visibilidad inmediata y precisa del estado de facturas y pagos
• Ahorrar tiempo, reducir errores y recortar costes mediante procesos automáticos y racionalizados que sustituyen el envío en papel, hacen coincidir electrónicamente facturas con sus pedidos y compradores correspondientes, y eliminan la necesidad de realizar llamadas telefónicas para comprobar el estado de facturación y pago
• Convertirse en un socio empresarial fundamental y aumentar los ingresos mediante un servicio al cliente mejorado y mejores comunicaciones en todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro, lo que genera mayores volúmenes de pedidos, así como unas relaciones con los clientes más "sólidas" y duraderas
• Mejorar el posicionamiento estratégico utilizando las cuentas por cobrar para lograr unos objetivos operativos más amplios en lugar de cumplir simplemente los requisitos tácticos
• Aplicar los contratos de sourcing haciendo coincidir de forma rápida y sencilla las compras de los clientes actuales con los volúmenes de ventas contratados y asegurándose de que los descuentos se aplican correctamente
• Cumplir las normas internacionales mediante funciones electrónicas que le ayudan a cumplir las leyes locales y regionales relativas a impuestos sobre el valor añadido (IVA), firmas digitales, privacidad, autofacturación, etc.

Y lo mejor de todo, la implementación de eInvoicing no cuesta nada, por lo que no hay ningún riesgo en seguir con ello. Obtenga más información sobre cómo sacar el máximo partido de esta importante herramienta.

1. Adoptar un enfoque proactivo. En lugar de esperar a que los clientes vengan a usted, averigüe si utilizan eInvoicing y, en caso contrario, pídales que lo pongan en marcha. Esto contribuye a establecerle como un proveedor moderno y con sentido común en cuanto a eCommerce se refiere, y puede mejorar su credibilidad tanto con los clientes actuales como futuros. (Tenga en cuenta que Ariba puede indicarle también si las organizaciones de compra con las que ya realiza transacciones disponen de funciones de eInvoicing. Para obtener esta información, envíe un mensaje de correo electrónico a supplierprograms@ariba.com o llame al 866.583.5988.

2. Asegurarse de que el cliente está listo. Hable a fondo sobre los pros y los contras de eInvoicing con los clientes antes de ponerlo en marcha para asegurarse que están totalmente preparados. Por ejemplo, deben tener un representante designado de eInvoicing con el que usted se pueda comunicar, y se debe desarrollar y aceptar un plan de despliegue y una fecha de activación. Averigüe con qué experiencia cuentan sus clientes en eInvoicing preguntándoles sobre sus funciones actuales, si utilizan eInvoicing con otros proveedores, durante cuánto tiempo lo han utilizado y preguntas similares para que pueda adaptar su enfoque del modo que mejor satisfaga sus objetivos y expectativas.

Deje de enviar papel. Un error común que cometen algunos proveedores cuando adoptan eInvoicing es no "cortar" totalmente con el uso del papel. Por ejemplo, debe evitar enviar facturas de papel duplicadas una vez que comienza una relación electrónica con un cliente.

3. Realizar los cambios necesarios en personas, procesos y sistemas. Para asegurarse del éxito de su iniciativa de eInvoicing, debe adaptar y revisar las antiguas prácticas y modos de pensar en cada una de estas áreas fundamentales:

• Asignar expertos internos de eCommerce (personas): asigne expertos de eCommerce a sus cuentas por cobrar y grupos de ventas directamente desde el principio. Estas personas serán responsables de desarrollar y comunicar los conocimientos necesarios para avanzar en los esfuerzos de eInvoicing en toda la organización y proporcionan igualmente a los clientes un punto claro de contacto en caso de surgir problemas
• Empezar por unas pocas capacidades y posteriormente ampliar los esfuerzos (procesos): es una buena idea comenzar con eInvoicing introduciendo simplemente las facturas en una interfaz web a la que puedan acceder sus clientes. Asimismo, debe introducir gradualmente nuevas políticas y procedimientos organizativos para garantizar una transición sin problemas desde los procesos basados en papel a los electrónicos. Por ejemplo, puede especificar cómo conciliar los pagos de transferencia electrónica de fondos (EFT, electronic funds transfer) con las facturas, o trabajar con la organización financiera para crear indicaciones de descuento de pago anticipado basándose en decisiones sobre tiempo y costes de capital reducidos. Una vez implantados estos nuevos métodos y cuando funcionen bien, puede pensar en añadir más funciones, como el uso de PO-Flip™ para crear facturas directamente desde los datos del pedido o la integración con sistemas de servidor.
• Integrar con servidores (sistemas): la integración mediante XML, EDI, CSV o herramientas de conectividad de servidores de terceros como Amalto b2box permite generar facturas directamente desde el libro mayor a Ariba® Supplier Network para que lo importen los clientes a sus sistemas de pago. Esto aumenta considerablemente la eficacia y reduce los errores cometidos en general con las entradas de datos manuales. La integración es especialmente valiosa si tiene un sistema de pedidos muy complejo o con un gran volumen.

4. Dejar de enviar papel. Un error común que cometen algunos proveedores cuando adoptan eInvoicing es no "cortar" totalmente con el uso del papel. Por ejemplo, debe evitar enviar facturas de papel duplicadas una vez que comienza una relación electrónica con un cliente. Si se esfuerza por convertir totalmente todos los procesos en procesos electrónicos, puede aumentar la eficacia de su iniciativa de eInvoicing, así como lograr mayores beneficios y de forma más rápida

5. Utilizar las funciones de estado en línea. Saque partido de las herramientas de estado actualizadas proporcionadas por Ariba Supplier Network para mantenerle a usted y a sus clientes informados con precisión sobre las facturas y los pagos pendientes. Esto le ayudará a predecir y gestionar mejor el flujo de tesorería, y erradicar la necesidad de llamadas telefónicas para comprobar las facturas o los pagos que faltan.

6. Obtener la asistencia adecuada. Asegúrese de que los empleados sepan con quién deben ponerse en contacto para la asistencia que necesiten. Por ejemplo, las preguntas sobre la configuración de eInvoicing o la resolución de problemas técnicos deben dirigirse directamente a asistencia al cliente, mientras que las preguntas sobre los precios de una factura de PO-Flip deben dirigirse a su cliente.

7. Obtener más información mediante la documentación y los tutoriales. Forme al personal interno sobre eInvoicing animándoles a que utilicen los recursos en línea. Por ejemplo, puede solicitarles que realicen los tutoriales "Sending Invoices and Credit Memos" (sólo en inglés, Envío de facturas y abonos) y "Working Capital Management" (sólo en inglés, Gestión del capital de trabajo) que se encuentran en http://onlinelearning.ariba.com/suppliernetworkwbt.html