Dynamiser les résultats dans le canal B2B
 Par Greg Tabor, Directeur des programmes Fournisseurs, Ariba |
Dans le dernier numéro de Supply Lines, nous avons évoqué les questions quoi, pourquoi et comment réaliser des mesures dans le canal B2B afin de vous permettre d'évaluer l'impact de cet élément sur votre entreprise (voir la partie 1), la première étape permettant d'aider le canal à apporter davantage de valeur à votre entreprise. Par conséquent, peut-être que vos cadres appréciaient vraiment vos rapports, et maintenant ils veulent que vous répercutiez ces résultats pour améliorer encore la réussite du canal B2B. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes pratiques pour ce faire. A titre de rappel, le canal B2B de votre entreprise devrait vous apporter des résultats dans trois domaines clés :
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Pour rester réaliste, il existe un quatrième domaine (le soutien de votre initiative client) qui peut également générer de la valeur. Mais dans le cadre de cette discussion, nous supposerons que vous avez déjà décidé de franchir ce pas.
En conséquence, cet article examine les moyens de répercuter ou d'améliorer les résultats associés au premier de ces trois domaines : un cycle commande-paiement plus rapide. N'oubliez pas que cette liste n'est pas exhaustive et ne couvre pas chaque situation dans chaque entreprise. Toutefois, elle devrait au moins aborder les thèmes ou les idées à adapter à votre situation particulière et éventuellement, générer des idées.
Un cycle commande-paiement plus rapide
Un cycle commande-paiement plus rapide pourrait aussi être décrit comme une réduction des délais de recouvrement. Si vous n'êtes pas familiarisé avec ce concept, parlez-en à votre comptable ou à votre directeur financier, qui vous expliquera rapidement l'impact qu'il entraîne sur votre entreprise (et vous serez heureux de savoir que quelqu'un d'autre y pense !). Par défaut, l'e-Procurement et l'e-Facturation devraient accélérer ce processus, aidant votre entreprise à recevoir un paiement plus rapidement qu'avec les méthodes traditionnelles. Au minimum, ils déclenchent l'horloge plus rapidement aussi bien sur le traitement des commandes que sur le traitement des factures.
Comment optimiser cet avantage ? Voici quelques idées clés :
- Réduisez votre taux d'erreurs. Avant tout, vous devez connaître votre taux d'erreurs. Vous pouvez parier que 10 à 20 pour cent de vos factures contiennent des erreurs qui ralentissent les paiements de plusieurs semaines, voire de plusieurs mois ; il est donc indispensable de réduire le nombre de ces erreurs. De nombreux fournisseurs indiquent que la facturation électronique réduit considérablement les erreurs, et le Ariba® Supplier Network™ apporte une visibilité et des retours d'informations qui vous permettent de résoudre immédiatement les problèmes de facturation. Cela accélère les paiements et améliore la productivité générale, puisque les problèmes sont traités dès qu'ils surviennent et ne doivent pas faire l'objet de recherches 30 ou 45 jours plus tard.
Il est également important de communiquer cet objectif à vos clients et de leur demander de vous aider à éliminer les erreurs. En connaissant le taux d'erreurs avant et après le canal B2B, vous pourrez facilement justifier l'investissement dans ce canal supplémentaire. Selon la valeur des factures que vous traitez, la réduction de ce taux à moins de 10 % peut représenter des économies considérables en termes de réduction des délais de recouvrement.
- Intégrez les ordres d'achat. Trop souvent, on entend les fournisseurs déclarer que le canal B2B ne réduit pas les délais de recouvrement car il ne fait qu'orienter les ordres d'achat électroniques ; or, la valeur réelle se situe dans la facturation électronique. Il n'en est rien. Les commandes laissées toute une nuit dans le télécopieur, oubliées sur un bloc notes ou saisies par erreur font perdre des journées précieuses au traitement, alors que les commandes déjà présentes dans le système peuvent être expédiées, facturées et payées. Plus cette opération est rapide, plus vous recevez rapidement un capital de travail à réinvestir dans votre entreprise, pour acheter davantage de stock et payer vos fournisseurs plus tôt afin de bénéficier de remises. Le service clientèle est également amélioré.
Même si vous décidez de ne pas intégrer, ne sous-estimez pas la valeur de la réception de commandes sans erreur dans un format standard de la part de clients décidés, ce qui peut réduire la durée de traitement de plusieurs jours. L'expédition d'un article erroné immobilise le stock et ajoute des frais de réception et de restockage, ce qui est très négatif en termes de recouvrement des paiements, sans parler des soucis occasionnés au client.
L'acceptation de commandes par téléphone est en fait une entreprise très coûteuse et peu productive. Lorsqu'on considère les coûts de la main d'oeuvre, les conversations qui s'éternisent et l'impossibilité de concentrer des ressources sur les opportunités les plus stratégiques, le processus consistant à demander au client de lire des références à une personne qui en prend note avant de les saisir dans un système de gestion des commandes semble presque criminel dans le climat professionnel actuel. Vous devriez plutôt encourager activement les clients à utiliser le canal B2B pour ces commandes afin de réduire les coûts.
- Intégrer la facturation. De toute évidence, l'aptitude à facturer directement à partirde votre logiciel de facturation ou financier dorsal peut vous faire gagner du temps. Pensez au processus standard : les factures sont exécutées le soir, envoyées le lendemain, reçues par la salle de courrier du client dans deux ou trois jours, ouverts par une machine (on peut l'espérer) et distribuées à l'employé concerné. Ensuite, une opération de correspondance durant trois jours intervient, puis la facture est approuvée pour paiement et sélectionnée pour être payée au cours des cycles de paiement appropriés.
Pensez maintenant à tous les risques de problèmes que comporte ce scénario, de la résolution des problèmes au simple manque de personnel ou au personnel surchargé de travail provoquant des retards dans les factures. Plus couramment, des questions se posent et interrompent le processus, soit du côté de l'acheteur (combien de fois un agent acheteur vous a-t-il téléphoné pour vous poser des questions à propos d'une commande ?) ou du côté du département de réception.
La facturation électronique, ou même l'utilisation de PO-Flip pour générer les factures, résout pratiquement tous ces problèmes ! Vous bénéficiez également d'une visibilité immédiate des problèmes qui ajoutent fréquemment des jours entiers au processus. Les problèmes qui se posent néanmoins peuvent ainsi être traités bien plus rapidement. Résultat : des délais de recouvrement réduits.
Chaque fournisseur devrait envisager des moyens d'être payé plus vite. Que vous ayez opté pour le canal B2B de votre plein gré ou que vous y ayez été poussé par la demande des clients, profitez de cette occasion pour réduire vos délais de recouvrement. Veillez à prendre contact avec votre département de finance/trésorerie pour comprendre l'opportunité que cela représente, et à travailler à la fois au niveau interne et avec vos clients pour exploiter les outils du canal B2B qui sont disponibles, en particulier ceux qu'offre le Ariba Supplier Network.
Pour en savoir plus
Les clients recherchent des fournisseurs capables de gérer efficacement l'eFacturation, et vos connaissances et vos investissements dans ce domaine peuvent être des catalyseurs pour attirer de nouveaux clients. Le programme Ariba® Ready™ est une ressource qui peut vous aider dans ce domaine. Vérifiez les avantages qu'il offre en lisant la rubrique « Ariba Ready est-il une solution adéquate pour vous ? » Vous pouvez aussi contacter supplierprograms@ariba.com pour toute question ou pour en savoir plus.
Prochainement
Dans le prochain numéro de Supply Lines, nous examinerons des moyens de réduire les coûts et de dynamiser l'efficacité opérationnelle.
