Sept conseils à retenir lors de la mise en œuvre de la facturation électronique

Que vous envoyiez déjà des factures par voie électronique ou que vous envisagiez de le faire à l'avenir, le fait de savoir comment exploiter au mieux cette capacité peut être crucial pour votre entreprise. L'importance croissante de l'eFacturation indique clairement que cette pratique devient rapidement la norme pour les organisations d'achat du monde entier. En l'adoptant dès aujourd'hui, vous pourrez différencier votre entreprise, en gagnant un avantage par rapport aux fournisseurs qui utilisent encore des méthodes manuelles et en profitant des nombreux avantages offerts par l'eFacturation, notamment :

• La possibilité d'être payé plus rapidement et de mieux gérer vos liquidités grâce à des réductions précoces qui exploitent les coûts de capital des acheteurs et réduisent les ventes en attente, à l'utilisation des remises dynamiques et à une visibilité immédiate et précise de l'état des factures et des paiements.
• Une économie de temps, une réduction des erreurs et des coûts grâce à des processus rationalisés et automatisés qui remplacent le routage papier, comparent de manière électronique les factures aux bons de commande et au fournisseur et éliminent la nécessité de téléphoner pour vérifier l'état de la facturation et des paiements.
• La possibilité de devenir un partenaire commercial clé et de développer vos revenus via un service clientèle amélioré et des communications plus efficaces durant tout le cycle commande-paiement, ce qui génère des volumes de commandes plus importants et des relations clients plus durables et plus solides.
• L'amélioration de votre positionnement stratégique grâce à l'utilisation des comptes clients pour atteindre des objectifs opérationnels plus large que la simple satisfaction des exigences tactiques
• L'application de contrats de sourçage en mettant rapidement et facilement en adéquation les achats réels des clients et les volumes de ventes contractés et en vous assurant que les remises sont correctement appliquées
• La conformité à la réglementation internationale grâce à des fonctionnalités électroniques qui vous aident à vous conformer aux lois locales et régionales concernant la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), les signatures numériques, la confidentialité, l'auto-facturation, etc.

Mais surtout, le déploiement de l'eFacturation est gratuit, de sorte que cette évolution n'induit aucun risque. Poursuivez votre lecture pour découvrir comment vous pouvez tirer le meilleur parti de cet outil important.

1. Adoptez une démarche proactive. Au lieu d'attendre que les clients viennent à vous, découvrez s'ils utilisent actuellement l'eFacturation et demandez-leur de la mettre en œuvre si ce n'est pas encore le cas. Cela vous permettra de vous imposer comme un fournisseur tourné vers l'avenir et connaisseur de l'eCommerce et peut augmenter votre crédibilité auprès de vos nouveaux clients comme de vos clients existants. Notez qu'Ariba peut également vous indiquer si les organisations d'achat avec lesquelles vous êtes déjà en affaires disposent de capacités d'eFacturation. Pour obtenir cette information, il suffit d'envoyer un e-mail à l'adresse supplierprograms@ariba.com ou de composer le 866.583.5988.

2. Assurez-vous que votre client est prêt. Parlez des avantages et des inconvénients de l'eFacturation à vos clients avant de l'utiliser pour vous assurer qu'ils y sont parfaitement préparés. Ils devraient par exemple disposer d'un représentant désigné chargé de l'eFacturation avec lequel vous pourrez communiquer, et vous devriez élaborer et convenir d'un plan de déploiement et d'une date d'activation. Découvrez quelle est l'expérience de vos clients en matière d'eFacturation en les interrogeant à propos de leurs capacités actuelles, en leur demandant s'ils utilisent l'eFacturation avec d'autres fournisseurs, depuis combien de temps, et autres questions de ce type qui vous permettront de mettre votre approche en adéquation afin de répondre aux mieux à leurs objectifs et à leurs attentes.

Cessez d'envoyer du papier. Lorsqu'ils adoptent l'eFacturation, certains fournisseurs commettent fréquemment l'erreur de ne pas renoncer complètement à l'utilisation du papier. Par exemple, vous devriez éviter d'envoyer un double des factures sur papier une fois qu'une relation électronique est établie avec un client.

3. Procédez aux ajustements nécessaires au niveau des personnes, des processus et des systèmes. Pour assurer la réussite de votre initiative d'eFacturation, vous devez adapter et réviser vos anciennes pratiques et vos modes de pensée dans chacun de ces domaines clés :

• Désignez des spécialistes internes de l'eCommerce (personnes)—Désignez de experts en eCommerce dans vos groupes comptes clients et ventes dès le début. Ces personnes seront chargées du développement et de la communication des connaissances nécessaires pour faire progresser les efforts d'eFacturation dans l'ensemble de l'entreprise et fournir à vos clients un point de contact clair lorsqu'ils ont des questions à poser
• Commencez petit, puis développez vos efforts (processus)—C'est une bonne idée de commencer dans l'eFacturation simplement en entrant des factures dans une interface Web à laquelle vos clients pourront accéder. Vous devriez également introduire progressivement de nouvelles politiques et procédures dans l'entreprise afin de garantir une transition transparente des processus sur papier aux processus électroniques. Vous pouvez par exemple spécifier la manière de réconcilier les paiements par virement de fonds électronique et les factures, ou travailler avec le service finance pour créer des directives de remise en cas de paiement rapide en fonction des décisions relatives aux délais et à la réduction des coûts de capitaux. Une fois que ces nouvelles méthodes seront en place et fonctionneront correctement, vous pourrez envisager d'y ajouter d'autres capacités, telles que PO-Flip™ pour générer des factures directement à partir des données des bons de commande ou les intégrer aux systèmes back-office.
• Intégrez ces fonctionnalités à vos systèmes back-office (systèmes)—L'intégration via XML, EDI, CSV ou un outil de connectivité de back-office tiers tel que Amalto b2box vous permet de générer des factures directement à partir de votre grand registre en direction du Réseau de fournisseurs Ariba®, d'où vos clients pourront les importer dans leur système de comptes fournisseurs. Cela augmente considérablement l'efficacité et réduit les erreurs courantes avec la saisie de données manuelle. L'intégration est particulièrement précieuse si vous avez des volumes de commandes très complexes ou importants.

4. Cessez d'envoyer du papier. Lorsqu'ils adoptent l'eFacturation, certains fournisseurs commettent fréquemment l'erreur de ne pas renoncer complètement à l'utilisation du papier. Par exemple, vous devriez éviter d'envoyer un double des factures sur papier une fois qu'une relation électronique est établie avec un client. En faisant tous les efforts nécessaires pour adopter l'électronique dans tous vos processus, vous pourrez améliorer l'efficacité de votre initiative d'eFacturation et réaliser davantage de bénéfices plus rapidement.

5. Utilisez les capacités d'état en ligne. Profitez des tout derniers outils d'état fournis sur le réseau des fournisseurs Ariba pour vous tenir informé, ainsi que vos clients, à propos des factures et des paiements en instance. Cela vous aidera à mieux prévoir et gérer les liquidités et vous évitera d'avoir à téléphoner pour vous renseigner à propos des factures ou des paiements manquants.

6. Obtenez le soutien adéquat. Assurez-vous que vos employés savent qui contacter pour obtenir le soutien dont ils ont besoin. Par exemple, les questions relatives à la mise en place de l'eFacturation ou à la résolution des problèmes techniques devraient être adressées au service clientèle, alors que les questions relatives aux tarifs d'une facture PO-Flip devraient être adressées à votre client.

7. Découvrez-en plus à l'aide de la documentation et des tutoriels. Formez le personnel interne à l'eFacturation en l'encourageant à utiliser les ressources en ligne. Vous pouvez par exemple les inviter à consulter les tutoriels « Sending Invoices and Credit Memos » (Envoi de factures et de notes de crédit) et « Working Capital Management » (Gestion des fonds de roulement), disponibles à l'adresse http://onlinelearning.ariba.com/suppliernetworkwbt.html