Dopez votre « charisme électronique » et votre activité grâce à l'automatisation des commandes
Accepter les commandes par voie électronique par le biais d'Ariba® Supplier Network™ constitue un moyen facile et économique de développer votre activité tout en gagnant du temps et de l'argent. Mais ce n'est pas tout : la gestion électronique des commandes ne requiert aucun investissement informatique important. Un simple petit effort vous permet de commencer à tirer d'importants bénéfices de cette précieuse capacité.
À l'instar de la télécopie qui révolutionna le traitement des commandes dans les années 80, l'automatisation des commandes est la technologie de l'avenir. Elle vous permet de rationaliser le flux de vos commandes, de tirer une réelle et considérable efficacité de vos processus, et de proposer un service supérieur qui vous démarque de vos concurrents.
Comment mon entreprise profite-t-elle de la gestion des commandes en ligne ?
Passer des commandes adressées par télécopie à un format électronique aussi élémentaire que celui du courrier électronique ou des formulaires Web vous confère un grand éventail d'avantages, notamment les suivants :
- Des informations exhaustives en un guichet unique. Un tableau de bord en ligne pratique vous permet de visualiser d'un coup d'œil tout ce que vous devez savoir. Un accès instantané aux bons de commande, factures et chiffre d'affaires généré pour chaque client facilite la prise de mesures prioritaires. Des informations en temps réel sur les commandes nouvelles, modifiées ou non facturées, ainsi que sur les factures impayées ou rejetées sont disponibles d'un simple clic, tandis qu'une colonne « en cours » vous avertit des commandes qui requièrent un suivi. Vous pouvez même personnaliser les paramètres du tableau de bord pour l'adapter à vos préférences et vos besoins métier.
- Notification immédiate de chaque commande qui vous parvient. Plutôt que de risquer de manquer des opportunités du fait d'une défaillance du télécopieur ou de la perte de papiers, utilisez un suivi en ligne qui vous garantit de recevoir un courrier électronique détaillé à chaque fois qu'un client valide une commande.
- Des relations clientèle améliorées et un statut de fournisseur privilégié Alors qu'un nombre croissant d'entreprises acheteuses lancent des initiatives d'approvisionnement par voie électronique, l'attrait des fournisseurs pour le commerce électronique augmente. Vous pouvez prendre en charge les initiatives d'approvisionnement électronique de vos clients et ainsi devenir fournisseur privilégié, par le biais d'outils tels que les confirmations de commande et les avis d'expédition automatisés, qui informent l'acheteur de l'état de sa commande, ou tels que PO-Flip™ qui permet de générer des factures précises directement à partir d'une commande. (Remarque : pour permettre une utilisation mutuelle de PO-Flip, vos clients doivent au préalable disposer de la capacité de facturation électronique d'Ariba. Pour savoir s'ils en disposent, sous « Administration/Customer Relationships » (administration/relations clients), cliquez sur le lien du client approprié sous « Current Relationships » (relations actuelles), puis contrôlez les préférences de l'acheteur dans la section « Invoice Setup » (configuration de facturation).)
- Une plus grande efficacité et des coûts inférieurs. Le recours à la gestion des commandes en ligne diminue en moyenne les coûts de traitement du fournisseur de 40 à 75 pour cent, et minimise le temps et les efforts nécessaires. Vous pouvez ainsi redéployer du personnel sur des tâches plus stratégiques. Parallèlement, la possibilité de créer un référentiel électronique des commandes à des fins diverses, notamment l'audit, l'archivage ou l'établissement de contrat, élimine la nécessité de suivre et de stocker des volumes importants de documentation papier.
- Une précision accrue. La gestion des commandes en ligne élimine le temps consacré à la correction des erreurs induites par une transcription manuelle des commandes adressées par télécopie, ou par le recours à la reconnaissance optique des caractères (ROC) pour numériser les documents et les enregistrer sur des systèmes d'arrière-plan. Les appels téléphoniques et les courriers électroniques destinés à résoudre les problèmes et rectifier les erreurs disparaissent, diminuant ainsi les coûts en personnel et le montant des factures téléphoniques.
- Un routage des commandes plus rapide et plus efficace. Un routage automatisé des commandes facilite un acheminement à-propos des documents vers la personne concernée. Vous pouvez mettre en place rapidement des règles de courrier électronique qui vous permettent de router les bons de commande de nombreuses manières différentes, notamment par type ou en distinguant les nouvelles commandes des commandes modifiées. Enfin, le caractère instantané de la transmission électronique élimine tous les décalages temporels auparavant induits par le déplacement physique des commandes papier d'une personne ou d'un site à l'autre.
Un tableau de bord pratique fournit des informations instantanées et précises qui vous aident à gérer les transactions et les relations client de manière plus efficace.
Mise en route
Utiliser la gestion de commandes en ligne d'Ariba est extrêmement simple. Pour commencer, connectez-vous au supplier.ariba.com puis ouvrez le tableau de bord de configuration, comme illustré ci-dessous.
Selon les préférences que vous établissez, les commandes commencent à figurer automatiquement dans votre boîte de réception de messagerie électronique et/ou à être mises en attente sur votre compte Ariba Supplier Network (sous « Inbox » (boîte de réception) sur la page d'accueil). Vous pouvez alors les traiter lorsque vous vous connectez.
En savoir plus ?
Pour obtenir des instructions claires, présentées étape par étape, sur l'affichage et la gestion de vos bons de commande en ligne, ainsi que sur la manière de valider électroniquement des confirmations de commande et des avis d'expédition, consultez la vidéo de formation Ariba de 8 minutes intitulée « Handling Purchase Orders » (traitement des bons de commande).
