Neue Rechnungsfunktionen, mit denen Sie Zeit und Geld sparen können

Von Marsha Ma, Leitende Produktmarketing-Managerin, Ariba

Wenn Sie Rechnungen auf dem Ariba® Supplier Network™ eingeben, werden Sie sich freuen, zu erfahren, dass AN48 ein vollkommen neu gestaltetes Rechnungseingabeverfahren enthält, das Ihnen dabei helfen soll, Ihre Effizienz zu erhöhen und Zeit und Geld zu sparen. Dank dieses intuitiven und benutzerfreundlichen neuen Verfahrens können Sie Rechnungen von einem einzigen Bildschirm aus erstellen, wodurch sich die Menge der eingegebenen Daten, Klicks und aktivierten Abrollfunktionen selbst bei komplexen Rechnungen beträchtlich verringert.

Die Änderungen und Verbesserungen wurden in Zusammenarbeit mit verschiedenen Teamlieferanten aus unterschiedlichen Industriebereichen entwickelt und sind Teil der Ariba-Strategie, Ihnen die Nutzerfunktionen und Anwendungsfreundlichkeit zu bieten, die Sie sich wünschen.

Worin liegen die wichtigsten Verbesserungen des neuen Verfahrens?
Das Rechnungseingabeverfahren bietet Ihnen jetzt die Einfachheit, Effizienz und Flexibilität, die Sie benötigen, um auf Ihren spezifischen geschäftlichen Verfahrensabläufen basierende Rechnungen zu erstellen. Sie können einfache Rechnungen jetzt auf nur einer Seite anstatt bisher über drei Seiten eingeben; fügen Sie Steuern, Versand- und Handhabungskosten für alle Zeilen auf einmal ein oder passen Sie einzelne Rechnungsposten an; sie haben außerdem die Möglichkeit, mit nur wenigen Klicks Attachments, Kommentare oder anderes hinzuzufügen. Da es mehrere Wege gibt, die gleichen Aufgaben durchzuführen, können Sie jede Aktion auf die Art und Weise durchführen, die Ihren Gewohnheiten und Vorlieben am ehesten entspricht.




Auftragsbasierte Rechnungen Um eine auftragsbasierte Rechnung zu erstellen, begeben Sie sich in Ihre Inbox auf supplier.ariba.com, wählen Sie den jeweiligen Auftrag aus und klicken Sie dann auf "Rechnung erstellen." Auf diese Weise gelangen Sie zum Rechnungserstellungsbildschirm, wo Sie im oberen Seitenbereich den Auftrag und eine zusammenfassende Information einsehen können. Nachdem Sie die Rechnungsnummer eingegeben und überprüft haben, dass der Rechnungsgesamtbetrag und sämtliche anderen Rechnungsinformationen richtig sind, können Sie die Rechnung direkt von diesem Bildschirm aus einreichen.

Es ist auch kein Problem, für kompliziertere Rechnungen Änderungen und Zusätze vorzunehmen:

• Anhand einer Reihe von Abrollkästen können Sie besondere Verfahrensanweisungen, Rabatte, Kommentare, Versanddetails und ähnliches in der Kopfzeile oder auf der Ebene der verschiedenen Rechnungszeilen in nur ein paar Klicks angeben. (Die Angaben in den Abrollkästen auf Ihrem Bildschirm sind von der Konfiguration Ihres Kunden abhängig.)
• Mit nur einem Klick können Sie Steuern, Versand- oder Handhabungsangaben oder sonstige zusätzliche Kosten auf alle Zeilen auf einmal oder nur für einzelne von Ihnen ausgewählte Rechnungszeilen zur Anwendung bringen.
• Um die Standardsteuereinstellung zu ändern, klicken Sie einfach auf das Abrollfeld, um Ihre Auswahl unter einer Reihe von Steuereinstellungen zu treffen; alternativ dazu können Sie die Option "Steuer einstellen" auswählen und unter den verschiedenen verfügbaren Steueroptionen Ihre Wahl treffen oder ganz einfach auf "erstellen" klicken, um eine neue Steuerart hinzuzufügen.
• Gelbe Warnhinweise scheinen auf, wenn bestimmte Felder falsch ausgefüllt sind, weshalb praktisch jeder Nutzer in der Lage sein sollte, das Verfahren korrekt zur Anwendung zu bringen.

Sie können auch Teilrechnungen erstellen, indem Sie entweder bestimmte Posten aus der "eingeschlossen"-Liste der Auftragsgegenstände ausschließen oder bestimmte Posten zum Einschluss auswählen. Wenn Sie dann später bereit sind, die verbleibenden Rechnungsposten für diesen Auftrag in Rechnung zu stellen, werden im Vorfeld in Rechnung gestellte Posten klar ausgewiesen, so dass Sie schnell erkennen, was noch in Rechnung gestellt werden muss.

Nicht auftragsbasierte Rechnungen Um Rechnung ohne einen entsprechenden Auftrag zu erstellen, begeben Sie sich auf supplier.ariba.com und klicken Sie auf "Eine nicht auftragsbasierte Rechnung erstellen." Wählen Sie Ihren Kunden (entweder unter Ihren Ariba Network Handelspartnern oder einen neuen Handelspartner), wählen Sie die Art der Rechnung, geben Sie die Rechnungsnummer ein und fügen Sie die für den entsprechenden Posten notwendigen Informationen wie beispielsweise Artikelnummer, Menge, Einheit, usw. hinzu. Füllen Sie dann die übrigen Felder aus, wie Sie dies für eine auftragsbasierte Rechnung tun würden.

Wo kann ich mehr darüber erfahren?
Um genaue, schrittweise Informationen über den neuen Rechnungseingabeprozess zu erhalten, begeben Sie sich zum Kapitel "Rechnungen und Gutschriften erstellen" des Transaktionsleitfadens in der Hilfe-Rubrik von supplier.ariba.com.

Sie können sich auch auf die neue Ariba-Community-Website Exchange begeben, um mehr über die neuen Ariba Network Funktionen in Erfahrung zu bringen. Bitte melden Sie sich an unter http://exchange.ariba.com und treten Sie der Ariba Network Supplier Group bei.