Nuevas características de facturación que le ahorrarán tiempo y dinero

Por Marsha Ma, Directora de marketing de productos senior, Ariba

Si entra facturas en Ariba® Supplier Network™, le encantará saber que AN48 incluye un proceso de entrada de facturas totalmente renovado diseñado para mejorar la eficacia y ahorrarle tiempo y dinero. Intuitivo y fácil de usar, el nuevo proceso permite crear facturas a partir de una pantalla única y reduce significativamente la cantidad de entrada de datos, clics y desplazamientos necesarios incluso para facturas complejas.

Los cambios y mejoras se desarrollaron en colaboración con un variado equipo de proveedores de diferentes sectores como parte de una iniciativa continua de Ariba para proporcionar la capacidad de uso y funcionalidad que realmente desea.

¿Cuáles son las mejoras clave en el nuevo proceso?
El proceso de entrada de facturas ahora ofrece la simplicidad, eficacia y flexibilidad que necesita para crear facturas basándose en sus exclusivos procesos empresariales. Puede entrar facturas sencillas en una sola página en vez de tres; añadir el impuesto, el envío y la gestión en todas las líneas de una vez o hacer ajustes individuales en el nivel de artículo; e incluir datos adjuntos, comentarios u otros artículos en unos pocos clics. Las múltiples maneras de realizar las mismas tareas le permiten realizar cada acción como mejor se adecue a sus hábitos y preferencias.




Facturas basadas en PO Para crear una factura basada en un PO, vaya a la bandeja de entrada en supplier.ariba.com, seleccione el PO apropiado y, a continuación, haga clic en "Crear factura". Se abrirá la pantalla de creación de facturas, donde verá el PO e información resumida en una lista en la parte superior de la página. Tras introducir el número de factura y comprobar que el total de la factura y demás información esté correcto, puede enviar la factura desde esta pantalla.

Realizar ajustes y añadir datos para facturas más complejas también es fácil:

• Una serie de cuadros desplegables le permite especificar una gestión especial, descuentos, comentarios, detalles del destino de envío y mucho más en la cabecera o el nivel de artículo en unos pocos clics. (Tenga en cuenta que lo que aparezca en los cuadros desplegables de la pantalla dependerá de su configuración de cliente).
• Con un clic puede aplicar el impuesto, los gastos de envío, de gestión u otros gastos adicionales a todas las líneas de una vez o a artículos individuales que seleccione.
• Para cambiar la configuración de impuesto predeterminada, haga clic en el botón desplegable para seleccionar entre una lista de varios tipos de impuestos. Como alternativa puede seleccionar "Configurar impuesto" y elegir entre las opciones disponibles o hacer clic en "Crear" para añadir un nuevo tipo de impuesto.
• Las alertas amarillas aparecen al rellenar campos específicos de forma incorrecta, permitiendo que prácticamente cualquier usuario pueda gestionar el proceso correctamente.

También puede crear facturas parciales anulando la selección de artículos específicos de la lista "incluida" de artículos del PO o eligiendo ciertos artículos para su inclusión. Más tarde, cuando esté listo para facturar los artículos restantes para ese PO, los artículos facturados anteriormente se etiquetan claramente para poder distinguir rápidamente lo que está pendiente de facturar.

Facturas no basadas en PO Para crear facturas sin un PO, vaya a supplier.ariba.com y haga clic en "Crear factura sin PO". Seleccione su cliente (ya sea de una relación comercial de Ariba Network o una nueva relación comercial), elija el tipo de factura, introduzca el número de factura e incluya información de los artículos como el número de pieza, cantidad, unidad, etc. A continuación, complete los campos restantes como lo haría para una factura basada en PO.

¿Dónde puedo obtener más información?
Para leer información detallada paso a paso sobre cómo funciona el nuevo proceso de entrada de facturas, vaya al capítulo "Creating Invoices and Credit Memos" (Creación de facturas y abonos) de la Transactions Guide (Guía de transacciones) de la sección Ayuda de supplier.ariba.com.

También puede unirse al nuevo sitio de la comunidad de Ariba, Exchange, para obtener más información sobre las nuevas características de Ariba Network. Regístrese en http://exchange.ariba.com y únase al grupo Ariba Network Supplier.