De nouvelles fonctions de facturation qui vous font gagner du temps et de l'argent

Par Marsha Ma, Responsable senior du marketing produits, Ariba

Si vous saisissez des factures sur Ariba® Supplier Network™, vous serez heureux d'apprendre que la version AN48 intègre un processus de saisie des factures entièrement refondu, conçu pour améliorer l'efficacité et vous faire gagner du temps et de l'argent. Intuitif et facile à utiliser, le nouveau processus vous permet de créer des factures à partir d'un seul et même écran, et diminue considérablement la quantité de données à saisir, de clics et de défilements nécessaires, et ce même pour les factures complexes.

Les modifications et les améliorations ont été co-développées avec une équipe de fournisseurs diversifiés issus de différents secteurs industriels, dans le cadre d'une initiative continue d'Ariba visant à fournir l'exploitabilité et la fonctionnalité dont vous avez réellement besoin.

Quelles sont les améliorations clés de ce nouveau processus ?
Le processus de saisie des commandes offre désormais la simplicité, l'efficacité et la flexibilité dont vous avez besoin pour créer des factures en fonction de vos processus métier uniques. Vous pouvez saisir des factures simples sur une seule page et non plus sur trois ; ajouter des taxes, des frais d'expédition et de manutention sur tous les postes simultanément ; apporter des modifications individuelles à l'échelle des différents postes ; inclure des pièces jointes, des commentaires ou d'autres éléments, le tout en quelques clics. Vous pouvez effectuer les mêmes tâches de différentes manières. Chaque opération s'effectue ainsi de la manière qui convient le mieux à vos habitudes et préférences.




Factures avec bon de commande Pour créer une facture à partir d'un bon de commande, ouvrez votre boîte de réception sur supplier.ariba.com, puis sélectionnez le bon de commande approprié. Cliquez ensuite sur "Créer une facture". L'écran de création de facture s'affiche. Le haut de la page répertorie des informations récapitulatives et relatives au bon de commande. Saisissez le numéro de la facture qui vous intéresse et contrôlez son total ainsi que les informations qui y figurent. Vous pouvez ensuite soumettre la facture directement depuis cet écran.

Procéder à des ajustements et des ajouts dans le cadre de factures plus complexes est également chose facile :

• Une série de boîtes de liste déroulante vous permet de spécifier des détails particuliers, notamment des frais de manutention, remises, commentaires, et adresses de destination, au niveau de l'en-tête ou de chaque poste, et ce en quelques clics. (Remarque : Ce qui figure dans les boîtes de liste déroulante de votre écran dépend de la configuration mise en place par votre client.)
• D'un seul clic, vous pouvez appliquer des coûts supplémentaires, tels que taxe ou frais d'expédition et de manutention, à tous les postes simultanément ou à des postes sélectionnés individuellement.
• Pour modifier la configuration de taxe par défaut, cliquez simplement sur le bouton de liste déroulante, puis faites votre choix dans une liste de différents types de taxe. Vous pouvez également sélectionner une option sous "Configurer les taxes", ou cliquer sur "Créer" pour ajouter un nouveau type de taxe.
• Des alarmes jaunes s'affichent en cas de saisie incorrecte dans certains champs, permettant ainsi à pratiquement tout utilisateur de gérer le processus correctement.

Vous pouvez également créer des factures partielles en désactivant/désactivant certains postes à partir de la liste incluse des postes du bon de commande initial. Par la suite, lorsque vous serez prêt à facturer les postes restants pour ce bon de commande, les postes déjà facturés seront clairement identifiés, afin de vous permettre de distinguer rapidement le solde à facturer.

Factures sans bon de commande Pour créer des factures sans se fonder sur aucun bon de commande, sur supplier.ariba.com, cliquez sur Créer facture sans bon de commande. Sélectionnez votre client (à partir d'une relation commerciale Ariba Network nouvelle ou existante), puis le type de facture. Ensuite, saisissez le numéro de facture et intégrez les informations de poste, telles que la référence, la quantité, l'unité, etc. Ensuite, renseignez les champs restants, comme vous le feriez pour une facture issue d'un bon de commande.

En savoir plus ?
Pour consulter des informations détaillées, étape par étape, sur le fonctionnement du nouveau processus de saisie de factures, consultez le chapitre "Créer des factures et des notes de crédit" du "Guide de transactions", dans la section "Aide" de supplier.ariba.com.

Vous pouvez également rejoindre le nouveau site communautaire d'Ariba, Exchange, pour en savoir davantage sur les nouvelles fonctions d'Ariba Network. Nous vous invitons à vous y inscrire sur http://exchange.ariba.com, puis à rejoindre le groupe Ariba Network Supplier.