Dix tactiques pour avoir le dessus dans les événements d'eSourcing

De Patrick Furey, responsable senior des catégories

Un nombre croissant des organisations d'achat d'aujourd'hui se servent d'outils de sourçage électronique pour trouver et obtenir des devis de la part de fournisseurs qualifiés. À mesure de la propagation de ces manifestations, savoir comment concrétiser les opportunités qu'elles offrent peut faire toute la différence pour votre entreprise–et vos résultats. Les dix tactiques ci-dessous peuvent vous lancer sur la route du succès dans l'eSourcing.

1. Saisir les bonnes occasions
2. Obtenir des informations complètes
3. Savoir à l'avance jusqu'où aller
4. S'armer des outils appropriés pour pouvoir réagir vite
5. Prêter attention au format de l'enchère
6. Mettre en valeur chaque atout apporté
7. Élaborer une stratégie basée sur le positionnement
8. Créer un bon environnement de travail pour l'équipe.
9. Rester au fait des détails techniques.
10. Demander des informations de suivi après les victoires mais aussi les défaites

1. Saisir les bonnes occasions. Avant de décider de participer à une manifestation d'eSourcing, veillez à ce que l'opportunité corresponde bien à vos aptitudes et votre stratégie et que vous soyez bien aligné avec le client concerné. Ne vous emballez pas et ne poursuivez pas une affaire pour laquelle vous n'avez ni les aptitudes ni les capacités–vous n'arriveriez qu'à nuire à votre entreprise et à ternir votre réputation.


2. Obtenir des informations complètes. L'appel d'offres comporte-t-elle suffisamment d'informations pour vous permettre de préparer un devis précis et complet ? Si ce n'est pas le cas, faites les démarches nécessaires pour obtenir les informations manquantes avant de soumettre votre devis. Prenez connaissance de tous les documents fournis par l'acheteur, assimilez bien tous les impératifs et n'hésitez pas à poser des questions.


3. Savoir à l'avance jusqu'où aller. Commencez chaque projet d'appel d'offres concurrentiel en sachant exactement le prix que vous souhaitez obtenir et le seuil de rentabilité à ne pas dépasser. La pire des choses serait de mettre en péril la santé financière de votre entreprise en acceptant une affaire à perte. Il faut savoir se retirer à temps du processus d'appel d'offres. Cette règle est particulièrement importante dans les manifestations d'eSourcing, où tout bouge très rapidement–ce qui rend d'autant plus crucial le fait de bien connaître les paramètres financiers à l'avance.


4. S'armer des outils appropriés pour pouvoir réagir vite. Au cours des manifestations d'eSourcing en ligne, il arrive fréquemment de soumissionner plusieurs articles dans un lot, ce qui demande une réaction vive pour répondre à la concurrence. Préparez-vous et utilisez un tableur ou une base de données de sorte à pouvoir immédiatement mettre à jour votre tarification.


5. Prêter attention au format de l'enchère. Les acheteurs peuvent choisir parmi plusieurs formats d'enchère, chacune disposant d'une tarification, de délais et de mécanismes de rétroaction propres qui dictent la façon dont les informations sont diffusées et reçues. Avant le jour de l'enchère, renseignez-vous sur le format et les règles qui s'appliqueront. S'agit-il d'une enchère inversée, dans laquelle vous êtes en mesure de voir les autres offres du marché ? S'agit-il d'une enchère à l'aveugle, dans laquelle vous ne voyez que votre position par rapport à la concurrence ? S'agit-il encore d'enchères au rabais, dans laquelle vous pouvez remporter une affaire dans son entier ou en partie à différents niveaux de prix ? En vous familiarisant avec les différents paramètres de l'enchère, vous êtes à même de planifier votre stratégie et d'éviter les surprises déplaisantes en cours d'enchère.


6. Mettre en valeur chaque atout apporté. Les décisions d'achat ne se font rarement que sur la base du prix. Vous devez fournir tous les renseignements figurant dans les demandes d'informations et veiller à ce que toutes vos capacités y soient bien représentées. En général, les acheteurs arrivent à leur décision monétaire en faisant intervenir de nombreux facteurs tels que la qualité, la livraison, les modalités, la logistique et la réputation. Si vous êtes en mesure d'offre davantage qu'un prix bas, veillez à ce que l'acheteur sache ce qui vous rend unique.


7. Élaborer une stratégie basée sur le positionnement. Le suivi d'une approche raisonnée basée sur la position que vous avez auprès de l'acheteur peut jouer un rôle important dans votre succès. Si vous êtes le fournisseur titulaire, ces étapes peuvent vous aider à défendre votre place :
   
   
   • Comprenez les acteurs du marché ; anticipez quels seront vos concurrents et positionnez-vous en conséquence.
   • Tirez parti de votre relation en rassemblant des renseignements sur les valeurs du client (par exemple, niveau de service, coûts, qualité, livraison, réputation, technologie).
   • Présentez vos points forts d'une façon qui fait que le client ne voit pas pourquoi il donnerait l'affaire à quelqu'un d'autre.
   • Appuyez-vous sur vos antécédents de service éprouvés.
   • Mettez en évidence le coût total des affaires (par exemple, les coûts inhérents au changement, les délais cruciaux et autres impératifs auxquels vous répondez déjà).
   
   Si vous êtes le prétendant, ces étapes peuvent montrer que vous offrez la meilleure solution :
   
   
   • Apprenez à connaître le client ; apprenez ce qui pousse l'entreprise à employer cette approche particulière.
   • Recherchez le ou les fournisseurs qui sont, à l'heure actuelle, au service de l'entreprise.
   • Illustrez comment vos points forts et capacités uniques remplacent et même surpassent les côtés positifs de la relation actuelle.
   • Fort de votre expérience, identifiez les améliorations de processus et/ou de produits qui vous positionneront comme le fournisseur disposant du meilleur rapport qualité/prix.


8. Créer un bon environnement de travail pour l'équipe. Avant l'enchère, rassemblez votre équipe et assurez-vous que tous les participants connaissent la stratégie et restent disponibles au cas où leur contribution soit nécessaire. Ensuite, réservez un « quartier général »–un espace réservé dans lequel votre équipe sera en mesure de rassembler et de surveiller les activités sans distractions extérieures. En dernier lieu, veillez à vous reporter à votre plan et à le mettre en œuvre au fur et à mesure du déroulement de l'enchère.


9. Rester au fait des détails techniques. Des accrocs, en apparence mineurs, peuvent parfois faire la différence entre gagner et perdre une manifestation d'eSourcing. Suivez les recommandations émanant des experts en enchères :
   
   
   • Connaître toutes les informations clé, notamment la date de début et la date de fin exactes ; comment contacter l'acheteur, le service de dépannage et tous les preneurs de décision clé ; les étapes nécessaires pour accéder à l'enchère.
   • Restez devant l'ordinateur jusqu'à la clôture de l'enchère ou changez de place avec un collègue si vous devez vous absenter.
   • Si vous rencontrez un problème technique ou que vous perdez la connexion, contactez immédiatement le service de dépannage ou l'acheteur.
   • Veillez à ce que l'acheteur dispose de vos coordonnées correctes au jour J en cas de messages urgents.
   • Vérifiez la page Web de l'enchère pour consulter tous avis d'erreur éventuels vous indiquant instantanément si les offres que vous avez soumises ont des problèmes.


10. Demander des informations de suivi après les victoires mais aussi les défaites. Si le contrat ne vous a pas été accordé, demandez à l'acheteur pourquoi et ce que vous pouvez faire différemment la prochaine fois pour accroître vos chances. Si le contrat vous a été accordé, renseignez-vous pour connaître les considérations qui ont influencé la décision de l'acheteur. Vous aurez ainsi des renseignements précieux qui pourront vous aider à rationaliser votre opération et à devenir plus concurrentiel à long terme.

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