Mehr Geschäftsmöglichkeiten mit Automated Contract Management

Von Dave Heflin, Ariba Senior Manager – Supplier Accounts

Für die meisten Verkäufer ist das Verwalten von Kundenkontakten ein echtes Problem. Die Verhandlungen der Bedingungen, die Vereinbarungen zu Ausnahmen und die Einholung der Genehmigungen von der Rechts- und Finanzabteilung sowie anderen Beteiligten können Wochen oder sogar Monate dauern. Das führt zu langen Vertragszyklen, die Umsätze auffressen oder sogar dazu führen können, dass es nicht zum Handel kommt. Schlechte Transparenz in Bezug auf den Vertragsstatus führt zur Nichteinhaltung von Richtlinien und erschwert zeitnahe Vertragserneuerungen und setzt die Kundenbindung aufs Spiel.

Glücklicherweise bieten automatisierte Vertragsmanagementlösungen eine hervorragende Möglichkeit, diese Probleme zu umgehen. Sie bieten umfassende Features und Funktionen, die den gesamten Vertragszyklus von der Anfrage und dem Angebot bis zur Durchführung, Bezahlung und Lagerverwaltung über Rücknahmen, Richtlinieneinhaltungsprüfungen und Erneuerungen vereinfachen und optimieren.

Wie kann ich durch automatisches Vertragsmanagement Geschäfte abschließen?
Papierbasierte Verfahren oder Tools, die nur Abschnitte des Vertragsmanagementzyklus automatisieren, sorgen dafür, dass Vereinbarungen nicht schnell abgeschlossen werden oder auf neue Kundenanforderungen nicht schnell reagiert werden kann. Je länger sich der Vertragszyklus hinzieht, desto mehr Gelegenheit haben die Kunden, die Geduld oder das Interesse zu verlieren oder den Handel mit einem anderen Verkäufer abzuschließen. Durch Automatisierung werden diese Verzögerungen ausgeschlossen. Sie können Verträge zu Geschäftsverhandlungen schnell abschließen oder sogar Ihren Konkurrenten, die noch den manuellen Vorgang nutzen, Geschäfte wegschnappen.

Die Vorzüge des automatischen Vertragsmanagements:

Geschäfte schneller abschließen

• Automatisierung des gesamten Vertragsmanagementzyklus, um Verhandlungszeiten um bis zu 50 % zu verkürzen, Verträge schneller umzusetzen und die Vertragserneuerungen um mindestens 25 % zu steigern
• Elektronische Verfolgung und Berichterstattung, um Sie über notwendige Handlungen zu unterrichten und Sie zu warnen, wenn vereinbarte Preise, Bedingungen oder Vereinbarungen nicht eingehalten werden
• Automatisierte Preissteigerungs- und Änderungsmanagementtools, die die Vertragsbedingungen vor der Genehmigung von Änderungen prüfen, damit keine Probleme mit Vereinbarungen auftreten
• Warnhinweise bei Ablauf und Meilensteinen, damit Sie Kunden zur Vertragserneuerung und zur Einhaltung im zeitlichen Rahmen kontaktieren können, um die Kundenbindung zu verbessern

Kundenbeziehungen verbessern

• Funktionen für die Zusammenarbeit, damit Sie die Vertragsentwicklung, -verhandlung und -genehmigung optimieren und skalieren können während Sie mit Kunden und internen Teams zusammen arbeiten
• Schnellere und einfache Vertragsgenehmigung, -ausführung und -implementierung, damit Sie die Vertragsbedingungen und die Anforderungen der Kunden besser einhalten können
• Deutliche Transparenz des Vertragsstatus, damit Sie über den Fortschritt und die Genehmigungen informiert sind und schnell und richtig auf Kundenanfragen reagieren können
• Unterstützung mehrerer Sprachen, Währungen und gesetzlicher Anforderungen, damit Sie flexibel sind und verschiedene Kundenanforderungen erfüllen können

Kosten werden gesenkt und die Effizienz gesteigert

• Einfache Integration mit ERP und Geschäftslösungen, damit Sie Daten nicht manuell neu eingeben müssen und die Konsistenz auch in verschiedenen Systemen bei Änderungen gewährleistet ist
• Durch automatisierte Entwicklungs- und Genehmigungstools sowie bereits genehmigte und standardisierte Vorlagen, Ausnahmen und gesetzliche Klauseln sind weniger Ressourcen nötig
• Funktionen für elektronische Signaturen beschleunigen Genehmigungen und die Ausführung und senken den Papierbedarf
• Erweiterte Rücknahme- und Suchfunktionen für umfassende Vertragsdatenbanken, damit Sie sofort auf Daten von aktuellen und abgeschlossenen Vereinbarungen zugreifen können

Ariba Contract Management
Die Ariba Contract Management™ Lösung bietet diese und viele andere Vorteile. Die Vertragsverwaltung wird zu einem gemeinsamen Vorgang, der für Sie und Ihre Kunden schnell, einfach und kostengünstig ist. Die ersten Schritte sind ganz einfach, da der fachkundige, weltweite und wirtschaftliche On-Demand-Support von Ariba eine schnelle Implementierung und schnelle Kapitalrendite sicherstellt.

Erfahrungen eines Verkäufers
Eines der größten Krankenhausunternehmen der USA, das öffentlich gehandelt wird, hat die folgenden Vorteile durch die Implementierung von Ariba Contract Management erzielt:

• Verkürzung des durchschnittlichen Vertragszyklus von 35 auf ca. 20 Tage (eine Verkürzung um 43 %)
• Verbesserte Annahmeraten durch Erweiterung der verwalteten Vertragsarten und Abteilungen, die die Lösung einsetzen
• Verbesserte Systemzuverlässigkeit und Flexibilität ohne Ausfallzeiten in nahezu einem Jahr
• Beträchtliche Zeiteinsparungen durch Genehmigungen per E-Mail

Wo kann ich mehr darüber erfahren?
Weitere Informationen zum Ariba Contract Management und darüber, wie die Automatisierung des Vertragsmanagements Ihre Verkäufe steigern kann, finden Sie hier „Tailoring Contract Management for Your Organization" oder schreiben Sie an suppliersolutions@ariba.com.