Consiga más negocios con la gestión de contratos automatizada
Por Dave Heflin, Ariba Senior Manager - Cuentas de proveedores
Para la mayoría de los vendedores, la gestión de contratos de los clientes puede representar un verdadero dolor de cabeza. Negociar los términos y condiciones, acordar las excepciones y obtener aprobaciones de las secciones legales, financieras y otras partes interesadas pueden ser procesos que tarden semanas e incluso meses, lo que origina largos ciclos de vida de los contratos que merman los ingresos o incluso pueden causar que no se concreten los tratos. Una deficiente visibilidad en el estado de los contratos erosiona la conformidad y dificulta las renovaciones a tiempo, poniendo en peligro la retención de los negocios.
Afortunadamente, las soluciones automatizadas de gestión de contratos ayudan a solucionar estos problemas, proporcionando exhaustivas características y funcionalidades que simplifican y racionalizan el ciclo de vida completo de los contratos, desde la solicitud a la propuesta de ejecución, pago y gestión de repositorios mediante retiradas, comprobaciones de conformidad y renovaciones.
¿Cómo puede ayudarme a conseguir negocios la gestión automatizada de los contratos?
Los procesos basados en papel o las herramientas que automatizan sólo partes del ciclo de vida de la gestión de contratos dificultan la finalización a tiempo de los acuerdos o la pronta respuesta a las cambiantes solicitudes de los clientes. Y cuanto más tiempo se prolongue el ciclo de vida de los contratos, más oportunidades habrá para que los clientes se impacienten, pierdan interés o adjudiquen sus negocios a otro vendedor. La automatización elimina estas demoras, permitiéndole formalizar rápidamente los contratos en cualquier acuerdo que negocie, o incluso captar negocios de la competencia que todavía utilicen procesos manuales.
Al sacar partido de la gestión automatizada de los contratos, puede:
Cerrar negocios con más rapidez
- La automatización del ciclo de vida completo de la gestión de contratos le permite reducir los tiempos de negociación hasta un 50 por ciento, cumplir antes los contratos y aumentar las renovaciones al menos un 25 por ciento.
- El seguimiento e informes electrónicos le notifican sobre las acciones necesarias y le alertan cuando no se están cumpliendo los precios acordados, los términos o las condiciones.
- Las herramientas de gestión de cambios y aumento de precios automatizadas comprueban los términos del contrato antes de permitir las revisiones, con el fin de no arriesgar los acuerdos.
- Las alertas de vencimiento e hitos le permiten ponerse en contacto a tiempo con los clientes en relación a renovaciones y cumplimientos, con lo que se aumenta la retención de los negocios
Reforzar las relaciones con los clientes
- Las capacidades de colaboración le permiten simplificar y escalar el desarrollo de los contratos, la negociación y la aprobación al trabajar en cooperación con los clientes y equipos internos.
- Un proceso de aprobación, ejecución e implementación de los contratos más rápido y sencillo le permite cumplir los términos del cliente y satisfacer las expectativas de los clientes.
- Una clara visibilidad del estado de los contratos le permite estar actualizado en relación al progreso y a las aprobaciones, y podrá responder de forma rápida y precisa a las consultas de los clientes
- El soporte de varios idiomas, divisas y requisitos reguladores le proporciona flexibilidad para satisfacer las diversas necesidades de los clientes.
Recortar costes y aumentar la eficacia
- La sencilla integración con ERP y soluciones empresariales elimina la necesidad de volver a introducir manualmente los datos y mantener la coherencia en distintos sistemas cuando se realizan cambios.
- Las herramientas automatizadas de desarrollo y aprobación junto con las plantillas preaprobadas y estandarizadas, excepciones y cláusulas legales desahogan los recursos legales.
- La capacidad de firma electrónica acelera las aprobaciones y la ejecución, al eliminar la necesidad de papel.
- Las exhaustivas capacidades de retirada y búsqueda en completos repositorios de contratos le permiten acceder de manera instantánea a los datos de acuerdos actuales o históricos.
La solución Ariba Contract Management™ ofrece todas estas ventajas y mucho más, convirtiendo la gestión de contratos en un proceso de colaboración rápido, sencillo y rentable tanto para usted como para sus clientes. Y comenzar es fácil, pues la rentable entrega a petición y el soporte global experto de Ariba garantizan una implementación y un ROI más rápidos.
Experiencia de un vendedor
Una de las empresas sanitarias más grande de Estados Unidos, con acciones en Bolsa, se dio cuenta de los siguientes beneficios al implantar Ariba Contract Management:
- Una disminución del ciclo de vida de los contratos promedio de 35 a 20 días, es decir, una reducción del 43 por ciento
- Mejores tasas de adopción al ampliar los tipos de contratos gestionados y unidades de negocio que utilizan la solución
- Mayor fiabilidad y flexibilidad del sistema sin tiempo de inactividad en casi un año
- Importantes ahorros de tiempo con las aprobaciones por correo electrónico
Puede obtener información adicional sobre Ariba Contract Management y sobre cómo la automatización de la gestión de contratos puede ayudarle a aumentar las ventas en "Personalización de la gestión de contratos para su organización" o póngase en contacto con suppliersolutions@ariba.com.
