Viser l'excellence : dix conseils pour faire sortir votre catalogue en ligne du lot
Un nombre croissant de fournisseurs reconnaît la valeur exceptionnelle que les catalogues en ligne peuvent offrir à leurs acheteurs et à leur société. Si vous possédez un catalogue en ligne ou songez à en créer un, les conseils suivants peuvent vous aider à optimiser son efficacité.
Conseil n°1 : ne laissez pas de doute possible à vos clients, décrivez vos produits de façon cohérente
La cohérence est un élément essentiel de la rédaction des descriptifs des produits et services que vous vendez. Avant de lancer votre catalogue, choisissez un format spécifique pour les entrées du catalogue, puis créez une procédure de saisie des données que toutes les personnes concernées devront suivre. Vous pouvez parcourir les catalogues en ligne d'autres fournisseurs, pour trouver des exemples de formats standard utilisables dans votre catalogue ou vous pouvez créer votre propre format (voir conseils n°2 à 4 pour plus de directives). N'oubliez pas d'inclure des règles séquentielles dans votre modèle de format. Par exemple, vous pouvez tout d'abord indiquer le nom du produit, son type, puis sa marque, vous pouvez enfin ajouter les caractéristiques et spécifications diverses (par exemple, « Papier bond recyclé Enviroprint, 90 g, brillant, teneur en papier recyclé de 35 %, 500 pages, format Lettre US »).
Conseil n°2 : indiquez les informations essentielles en premier pour éviter de rater des ventes
Vous devrez également inclure en priorité les données les plus importantes pour aider les clients à repérer rapidement ce qu'ils recherchent. À l'ouverture d'un catalogue, les acheteurs voient uniquement les 50 premiers caractères du descriptif de chaque article ; veillez donc à utiliser ces caractères de façon judicieuse. Par exemple, sur cette importante première ligne, les majuscules prennent plus d'espace et restreignent l'espace restant pour les détails du produit.
Conseil n°3 : indiquez des mesures claires et détaillées pour satisfaire vos clients
Les mesures doivent être cohérentes et clairement définies. Par exemple, si vous indiquez des mesures en centimètres dans le descriptif d'un produit, vous devrez le faire dans tous les descriptifs. Donnez autant de détails que possible pour chaque unité de mesure (comme lot, palette ou carton), par exemple, le nombre de pièces contenues dans une carton doit être accompagné des dimensions ou du volume de chaque pièce (24 boîtes de 227 grammes). Plus vous serez précis, plus il sera facile pour les clients de savoir exactement ce qu'ils achètent.
Conseil n°4 : standardisez vos abréviations pour éviter toute confusion de l'acheteur
Il est également important d'utiliser des abréviations identiques d'une entrée à l'autre. Vous trouverez, notamment sur Internet, des exemples de listes d'abréviations standard pour les industries ou les produits spécifiques. Vous pouvez en adopter une, ou faire quelques recherches en ligne et créer la vôtre, mais il est indispensable d'établir une norme uniforme et de s'assurer que toute personne entrant des données dans le catalogue la respecte. Si ce n'est pas le cas, vous risquez de perturber vos acheteurs et de diminuer l'efficacité de votre catalogue.
Conseil n°5 : utilisez un codage exact pour simplifier les recherches et vendre plus de produits
Quel que soit le système de classement que vous utilisez, soyez aussi précis que possible lors de l'attribution d'un code à vos produits. Par exemple, au lieu d'attribuer le code 44000000 Équipement de bureau, accessoires et fournitures (le code le plus général) à une entrée, attribuez-lui plutôt le code 44121704 Stylos à bille. Il est également important de veiller à ce que l'information que vous fournissez réponde aux besoins des clients. Par exemple, les acheteurs souhaitent souvent accéder aux numéros d'identification de référence des fabricants ; si vous indiquez les ID de référence des équipementiers en renvoi à votre propre système de numérotation, dans le champ Ariba® Buyer™ approprié, vous pourrez conserver ces clients.
Conseil n°6 : pour optimiser la lisibilité du catalogue, suivez à la lettre les instructions
Avant de télécharger votre catalogue sur Ariba® Supplier Network™, relisez attentivement le Guide de gestion des catalogues, qui présente toutes les étapes et éléments requis. (Accédez au site Web supplier.ariba.com et cliquez sur le bouton Aide pour accéder à « Documentation sur Ariba » ; le guide se trouve dans la section « Documentation fournisseurs ».) Ce guide vous évitera de rencontrer les problèmes suivants : omission de champs obligatoires ; omission d'identification du ou des acheteurs vers lesquels vous téléchargez votre catalogue ; absence de clic sur le lien « publier » après avoir validé votre catalogue (cet oubli empêche les clients de visualiser le catalogue) ; et absence d'activation de la case à cocher « Alertes », qui signale aux équipes de catalogue en charge de votre client que vous avez publié un catalogue prêt à la consultation.
Conseil n°7 : mettez à jour votre profil fournisseur pour aider vos clients à vous trouver
Il est essentiel de tenir soigneusement à jour les informations de votre profil fournisseur pour que les acheteurs puissent vous joindre rapidement à propos de mises à jour indispensables et de possibles de nouvelles initiatives. Vous devez aussi relire attentivement les e-mails de mise en service ou les fax d'Ariba, qui vous fourniront votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Veillez à conserver ces informations dans un endroit sûr : vous en aurez besoin pour accéder à Ariba Supplier Network et pour déposer ou modifier votre catalogue. Pour plus de détails sur la gestion de votre profil fournisseur, accédez à la page « Un petit conseil pour être remarqué : mettez à jour votre profil fournisseur ».
Conseil n°8 : effectuez un audit qualité pour optimiser la précision de votre catalogue
Avant de publier votre nouveau catalogue et d'autoriser la consultation par les clients, effectuez un audit qualité (AQ) au cours duquel vous comparerez attentivement le contenu avec les termes contractuels négociés avec vos clients afin de vous assurer que les articles disponibles et les prix correspondent à cet accord. Si vos clients acceptent l'ajout d'éléments supplémentaires proposés comme nouveaux produits, ne dépassez pas le volume accepté (par exemple, ne livrez pas 10 000 articles supplémentaires si le client a accepté d'en recevoir 500). Cela pourrait créer de sérieux problèmes de maintenance à votre client qui refuserait systématiquement votre catalogue à l'avenir.
Conseil n°9 : n'irritez pas vos clients par des changements de dernière minute
Les importantes opérations commerciales et les modifications structurelles sur votre site web ne doivent pas avoir lieu lors de l'entrée en service de votre catalogue en ligne. Choisissez plutôt une date, située avant la fin de votre AQ, à partir de laquelle tous les codes et données sont figés jusqu'au lancement du catalogue. Cela évite à vos clients de découvrir de désagréables surprises de dernière minute au cours de leur AQ et de vous signaler que le contenu n'est pas conforme à leurs attentes. Ainsi, vous éviterez également de devoir changer la date de votre test d'acceptation de l'utilisateur (TAU) et de devoir tout recommencer pour satisfaire vos clients.
Conseil n°10 : utilisez les ressources éducatives d'Ariba
Le site supplier.ariba.com vous propose un grand choix de matériel éducatif et de formation pour vous aider à gérer la création et la maintenance de catalogues. (Pour accéder aux manuels PDF et aux fichiers HTML, suivez simplement les indications du conseil n°6 ci-dessus, ou lisez « Comment trouver de l'aide utile, en toute simplicité », qui vous offre un aperçu rapide de l'utilisation efficace de cette fonction. Ces documents proposent des informations claires, étape par étape, pour rationnaliser le lancement de votre catalogue et vous assurer de fournir un catalogue correspondant aux souhaits des acheteurs. Le client est satisfait, il utilise plus le catalogue et vos ventes en ligne augmentent en conséquence.
