Douze conseils pour optimiser l'efficacité de votre catalogue CIF
Un catalogue en ligne sur Ariba® Supplier Network™ est un outil puissant pour votre entreprise, et un catalogue CIF (catalog interchange format) constitue l'un des types de catalogue les plus recherchés. Toutefois, tous les catalogues CIF ne sont pas identiques. Des erreurs techniques peuvent entraver l'efficacité de votre catalogue et ralentir les processus de téléchargement et de mise à jour. Consultez la liste de conseils ci-dessous pour vous permettre d'éviter les erreurs courantes et d'obtenir une plus grande rétribution de votre catalogue CIF en ligne.
Conseil nº1 : Utilisez les ressources Ariba pour créer votre catalogue
Bien que les catalogues CIF puissent être créés avec n'importe quel type d'éditeur de texte, le modèle CIF proposé par Ariba vous simplifiera la tâche. Pour accéder aux modèles, allez à supplier.ariba.com, cliquez sur « Aide » à l'angle supérieur droit puis sélectionnez « CIF 3.0 Excel Template » sous « Example Catalogs ». Il vous suffit alors de remplacer le contenu par les informations de votre propre catalogue. Avant de procéder à la création de votre catalogue, vous avez la possibilité de lire la documentation se trouvant sous « Catalog Format Reference » et « Catalog Management Guide » figurant dans la même section du site Web.
Conseil nº2 : Formatez correctement les champs monétaires
Lorsque vous renseignez les champs monétaires de votre catalogue en ligne, utilisez des valeurs numériques uniquement. Évitez les points pour séparer les milliers (ex: 1.000 au lieu de 1000) ou les symboles ($ ou €). La saisie de symboles entraîne des erreurs qu'il vous faudra rectifier par la suite. Toutefois, vous pouvez utiliser des virgules comme séparateur décimale (ce qui est courant en Europe) comme indiqué dans le tableau ci-dessous.
|
Séparateur |
Ponctuation |
Usage correct |
|---|---|---|
| Séparateur des décimales | Point ou virgule | 5.25 ou 5,25 |
| Séparateur des milliers | Interdit | 30000 |
Conseil nº3 : Attribuez une colonne distincte à chaque nom de fichier et chaque valeur
Lorsque vous vous servez d'Excel pour saisir votre catalogue (ou lorsque les données que vous utilisez sont sous forme de tableau), placez chaque nom de champ, tel qu'ID fournisseur, ID réf fabricant, Code SPSC ou Nombre d'articles, dans une colonne distincte plutôt que de placer tous les noms dans une seule colonne et de les séparer par une virgule. Vous devez également séparer les champs de nom et ceux de valeur. Par exemple, si vous avez 5 articles, Nombre d'articles doit se trouver dans une colonne et la valeur 5 dans une autre. Faute de quoi, un message indiquant que le format du contenu est invalide s'affiche et vous perdez du temps à rectifier le problème.
Conseil nº4 : Insérez des codes de format valables
Si votre catalogue comprend des codes UNSPSC ou SPSC, saisissez le format de code correct dans l'en-tête de catalogue. Par exemple, si vous vous servez d'une version spécifique d'UNSPSC, vous devez saisir « UNSPSC_V7.2 » et non pas « UNSPSC V7.2 » ou « UNSPSC.V.7.2 ». Si vous ne précisez pas de version, il vous suffit de saisir « UNSPSC » ou « SPSC ». Chaque erreur, si petite soit-elle, comme par exemple l'ajout d'une point ou d'un espace avant le numéro de version, empêchera la validation, ce qui signifie que vous ne serez pas en mesure de faire des affaires avec les clients utilisant les mêmes codes. De plus, le système ne vous avisera pas de l'invalidité de vos codes puisqu'il suppose que vous utilisez un autre type de format.
Conseil nº5 : Utilisez UTF-8 pour coder vos fichiers de catalogue
Utilisez le codage UTF-8 pour votre catalogue. Pour vérifier le codage, il vous suffit d'ouvrir le fichier dans Microsoft Word. S'il ne s'agit pas du codage UTF-8, un message d'erreur s'affiche indiquant que le fichier n'est pas UTF-8 et vous demandera de sélectionner un autre protocole.
Conseil nº6 : Évitez d'utiliser des formules dans les fichiers Excel
Le validateur de catalogues Ariba Supplier Network ne reconnaît pas les valeurs provenant de formules programmées dans Excel, qu'elles soient conçues pour calculer des équations numériques ou formater des valeurs de champ spécifiques telles que la date, du texte ou des devises. Vous devez saisir chaque nombre et chaque valeur directement dans la colonne.
Conseil nº7 : Respectez les consignes de formatage des caractères
Veillez à n'utiliser que des caractères ASCII dans les descriptions d'article d'un catalogue CIF. Il s'agit des caractères qui figurent sur la plupart des claviers mais pas ceux qui sont créés au moyen de la touche de contrôle ou d'une combinaison de touches. En outre, si vous souhaitez que des virgules apparaissent dans une description, vous devez mettre la description tout entière entre des guillemets doubles : "Nous vendons A, B et C". Sinon, Ariba Supplier Network considère que chaque segment de texte figure dans un champ distinct.
Conseil nº8 : Positionnez chaque article de catalogue CIF sur une seule ligne
Lorsque vous saisissez des postes sur le catalogue, chaque description doit se trouver sur une ligne contiguë. Même si la description d'un article est très longue, n'insérez pas de saut (n'appuyez pas sur Envoi). Si vous le faites, Ariba Supplier Network considère que le texte entré après le saut constitue un nouveau poste. L'insertion d'une ligne vide entre les postes est également interdite.
Conseil nº9 : Veillez à ce que le début et la fin soient corrects
Veillez à bien préciser le début et la fin de chaque description en les délimitant par « DATA » au début et « ENDOFDATA » à la fin. Si vous incorporez des données avant ou après ces séparateurs, ou si vous oubliez de les intégrer, le contenu ne sera pas validé.
Conseil nº10 : Précisez la version de catalogue
Lorsque vous précisez la version de CIF ou d'Excel que vous utilisez dans le catalogue, vous devez vous servir du format approprié, par exemple, « CIF_I_V3.0 » et non pas « CIF 3.0 ». Sinon, une erreur se produira.
Conseil nº11 : Être prudent avec les virgules
Si vous ne vous servez pas du modèle d'Ariba « CIF 3.0 Excel Template » pour créer votre catalogue (voir conseil nº 1 ci-dessus), vous devez utiliser une virgule simple pour séparer chaque champ. Les virgules ne peuvent pas être utilisées autrement (sauf pour les décimales, comme indiqué dans le conseil nº 2, et dans les descriptions d'article entourées de guillemets, comme expliqué dans le conseil nº 7). Vous devez également insérer une virgule pour les champs ne comprenant pas de valeur. Par exemple, si vos champs sont nom, unité de mesure et prix mais que vous ne disposez que d'un nom et d'un prix, vous devez saisir « A, C » (où A est le nom et C le prix). Sans quoi, les valeurs ne sont pas incorporées au bon endroit.
Conseil nº12 : Limitez les fichiers Excel à une seule feuille
Vous ne pouvez pas utiliser de fichiers à plusieurs feuilles dans les catalogues Excel. Pour éviter toute erreur de validation, veillez à supprimer toutes les autres feuilles avant de procéder au téléchargement. Si vous souhaitez séparer les articles que vous vendez en fonction de leur catégorie (électronique ou fournitures de bureau, par exemple), listez-les dans deux catalogues à une feuille.
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