Les huit meilleurs conseils pour éradiquer les erreurs s'immisçant dans les catalogues CIF
Si vous avez téléchargé un catalogue CIF (catalog interchange format) sur Ariba® Supplier Network™ ou que vous envisagez de le faire, vous connaissez probablement le processus de validation au cours duquel votre catalogue est examiné pour vérifier s'il est configuré correctement.
Si votre catalogue contient des erreurs, un rapport détaillant des problèmes vous sera transmis. Les catalogues de taille inférieure à 4 Mo sont validés en temps réel, c'est à dire que vous êtes en mesure de cliquer sur les liens, corriger les erreurs directement dans le catalogue téléchargé et obtenir des résultats de validation instantanés une fois les modifications réalisées. Pour les catalogues de taille supérieure à 4 Mo, vous êtes en mesure de consulter un rapport répertoriant les erreurs, mais vous devrez apporter les corrections hors ligne dans le fichier CIF puis télécharger de nouveau la version mise à jour pour une nouvelle validation.
En prenant connaissance de la liste des erreurs les plus courantes détaillées ci-dessous, vous pouvez, toutefois, éviter ce problème en corrigeant les erreurs éventuelles avant de soumettre votre catalogue.
1. Utilisez un code de classification correct. Si vous ne téléchargez pas votre catalogue vers un client particulier et que vous stipulez dans le champ du code de classification que votre catalogue emploie une norme UNSPSC, Ariba Supplier Network se charge de valider votre catalogue en regard de la version UNSPSC que vous précisez (si vous ne spécifiez pas de version, le catalogue sera validé en regard de la dernière version, à l'heure actuelle UNSPSC_v6_0801). Si le code n'apparaît pas correctement, le message d'erreur suivant s'affiche :
Il vous indique l'emplacement de l'erreur dans votre catalogue de sorte à ce que vous puissiez la rectifier.
Si vous téléchargez vote catalogue vers un client particulier et que vous ne souhaitez pas le valider en regard de UNSPSC, vous pouvez demander au client de vous exonérer de cette exigence de validation. Faute de quoi, Ariba Supplier Network procédera à la validation en regard de la version UNSPSC demandée par l'acheteur. (Notez que si le client ne désigne pas de code ou bien désigne un code non UNSPSC, Ariba Supplier Network ne validera pas le code.) Si le client a demandé une norme UNSPSC et que vous avez une erreur de codage, un écran similaire à celui-ci s'affiche (notez que dans cet exemple, le nom du client apparaît) :
Rectifiez l'erreur soit en cliquant sur le lien, soit en accédant à l'emplacement correspondant de votre catalogue.
2. Veillez à ce que l'unité de mesure corresponde à la norme appropriée. Si vous stipulez que votre catalogue utilise la norme de mesure ANSI or UN, Ariba Supplier Network vérifie que les unités de mesure correspondant à la norme que vous précisez sont correctes. Si vous téléchargez votre catalogue vers un client particulier et que vous observez une norme de mesure autre que ANSI ou UN, vous pouvez demander au client de vous exonérer de la règle de validation pour ne pas recevoir un message d'erreur. Si vous faites une erreur en terme d'unité de mesure, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Accédez au poste au niveau duquel se trouve l'erreur et remplacez l'unité de mesure indiquée pas une unité valide.
3. Utilisez un code de devise valable. Si vous utilisez un code de devise non valide au niveau d'un en-tête ou d'un poste, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Pour rectifier le problème, remplacez le code de devise dans l'en-tête/poste indiqué par une valeur appropriée. Si vous avez une erreur au niveau d'un poste, veillez à ce que les champs au sein des postes soient bien distincts et correspondent aux champs spécifiés dans l'en-tête.
4. Utilisez des formats standard pour les dates, les prix et autres valeurs similaires. Les catalogues CIF d'Ariba utilisent des formats spécifiques pour des valeurs telles que les dates ou les prix. Si vous saisissez une date ou un prix dans une syntaxe autre que celle prévue, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Pour rectifier l'erreur, il vous suffit d'entrer la date ou le prix en vous servant du format approprié dans les champs indiqués. Vous devriez également vérifier que les positions sont correctes et qu'une virgule n'a pas été intercalée dans un champ, par inadvertance. Si c'est le cas, placez de guillemets doubles en début et fin de champ.
5. Veillez à ce que les champs numériques correspondent bien à l'en-tête FIELDNAMES. Les catalogues CIF entrés sur Ariba Supplier Network doivent comprendre un minimum de 12 noms de champ. Si vous précisez un nombre de champs (12 ou plus) dans l'en-tête du catalogue, le nombre de champs que vous entrez doit y être égal. Si ce n'est pas le cas, un écran similaire à celui-ci s'affiche (notez que même si l'exemple illustre une situation où trop peu de champs ont été saisi, vous obtenez également un message d'erreur si vous en saisissez trop.).
Accédez à l'emplacement du catalogue au niveau duquel l'erreur apparaît puis remplissez les champs qui manquent. Si certains champs d'un poste ne possèdent pas de valeur, veillez à insérer suffisamment de virgules au sein du poste pour bien indiquer que ces valeurs ne sont pas disponibles.
6. Veillez à ce que le nombre de postes entrés corresponde à ITEMCOUNT. Vous avez la possibilité de spécifier un nombre précis de postes au niveau de l'en-tête dans ITEMCOUNT. Si vous le faites, Ariba Supplier Network vérifie que le nombre d'entrées correspond à ce que vous avez spécifié. En cas de discordance, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Rectifiez l'erreur en veillant à ce que les valeurs proposées dans le dénombrement réel de postes concorde avec ce qui est stipulé dans l'en-tête.
7. Incorporez les entrées correctes pour les champs de prix. Les catalogues CIF disposent de deux champs de prix : un pour le prix unitaire, l'autre pour le prix du marché (également appelé prix indicatif). Vous devez spécifier si votre catalogue se sert uniquement du prix unitaire ou des deux. Si aucun prix n'est précisé au niveau d'un poste, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Pour rectifier le problème, entrez soit le prix unitaire, soit le prix de marché du poste concerné.
8. Entrez votre ID (identifiant fournisseur) au niveau de chaque poste. Le premier champ de chaque poste d'un catalogue CIF consiste en votre ID de fournisseur. Il peut s'agir de votre numéro DUNS, de votre ID pour accéder à Ariba Supplier Network ou de n'importe quel identificateur choisi par votre client. Si vous ne saisissez pas de valeur dans ce champ, un écran similaire à celui-ci s'affiche :
Rectifiez l'erreur en saisissant l'identifiant approprié dans le champ ID fournisseur correspondant au poste indiqué.
