Entwicklung von Compliance-Richtlinien für die Zusammenarbeit im Handel

Inhalt und Bedeutung dieser Richtlinien

In Ihren Compliance-Richtlinien für die Zusammenarbeit im Handel legen Sie fest, wie Sie die Programmteilnahme Ihrer Lieferanten und Mitarbeiter steuern und fördern werden. Für die Einführung neuer Geschäftsprozesse zwischen Ihrem Unternehmen und seinen Lieferanten sind diese Richtlinien erfolgsentscheidend. Mit ihnen steht oder fällt Ihr Programm.

Eine gute Compliance-Richtlinie formuliert die an die Teilnahme geknüpften Erwartungen sowie die Konsequenzen der Nichtteilnahme. Sie wird allen Beteiligten gezielt übermittelt und sollte fünf Bestandteile enthalten, die sich unter dem leicht zu merkenden Akronym EDICT zusammenfassen lassen:

  1. Expectation (Erwartungshaltung): Die Richtlinie informiert die Lieferanten über Ihr Programm und welche Art der Teilnahme Sie erwarten.

  2. Deadline (Frist): Die Richtlinie nennt das Datum, ab dem die Teilnahme der Lieferanten erfolgen soll.

  3. Incentive (Anreiz):  Die Richtlinie führt überzeugende Gründe für die Teilnahme auf.

  4. Consequences (Konsequenzen): Die Richtlinie beschreibt die Nachteile einer Nichtteilnahme.

  5. Togetherness (Miteinander): Die Richtlinie verdeutlicht, dass beide Seiten profitieren.

Viele Lieferanten werden mitmachen, andere nicht. Sie möchten alle fair behandeln und gleichzeitig die Integrität Ihrer Richtlinien und Ihres Programms wahren.

Ihr Customer Engagement Executive unterstützt Sie bei der Ausarbeitung der Konsequenzen und Anreize, die zu Ihrem Unternehmen passen. Kommunizieren Sie diese Bedingungen klar und deutlich in Richtung Ihrer Lieferanten und halten Sie an ihnen fest.

Ein Beispiel für die Kommunikation bewährter EDICT-Praktiken sehen Sie hier.

Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen, wenn Sie mit Sponsoren, Verantwortlichen und Abteilungen gemeinsam an Ihrer Compliance-Richtlinie arbeiten:

  • Ist die Teilnahme an diesem Programm verpflichtend?

  • Welche Frist gilt für die Teilnahme?

  • Sollen Anreize für die Teilnahme geboten werden?  Wenn ja, welche Angebote wären angemessen?

  • Welche Konsequenzen sollten wir bei einer Nichtteilnahme ziehen?

  • Sollten wir von den Lieferanten, die dem Ariba Network beitreten, noch Papierrechnungen akzeptieren?

  • Ist der Beitritt eine Voraussetzung für die weitere Vergabe oder Verlängerung von Aufträgen?

  • Gibt es Lieferanten, deren Teilnahme am Ariba Network wir nicht forcieren können oder wollen?

  • Sollen wir Techniken für die Massenanwerbung einsetzen?

  • Haben wir einen Prozess für das Anlegen neuer Lieferanten? Sind Modifikationen im Hinblick auf Ariba Network erforderlich?

  • Müssen sich auch einmalige Lieferanten im Ariba Network registrieren?

  • Welche Kanäle sollten wir nutzen, um den Lieferanten unsere Richtlinie zu übermitteln?

  • Wie sollten wir unsere Richtlinie intern kommunizieren?

  • Unterstützt die Unternehmensleitung das Programm und die Richtlinie?

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