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Firma Digital: ¿cómo implementarla y cuáles son los beneficios para las empresas?

La pandemia provocada por el nuevo coronavirus ha llevado a las organizaciones que ya utilizaban la firma digital, a intensificar aún más el servicio. Descubre aquí los principales motivos.

Con la creación de la Infraestructura de Clave Pública Brasileña (ICP Brasil), en 2001, los documentos digitales adquirieron validez legal y desde entonces pueden ser utilizados en cualquier área del territorio nacional. La firma digital, uno de los principales sustitutos del papel, valida los documentos digitales y utiliza un servicio de criptografía para garantizar la seguridad e integridad de los documentos electrónicos de la empresa.

 

La pandemia provocada por el nuevo coronavirus ha llevado a las organizaciones, que ya utilizaban la táctica, a intensificar aún más el servicio, ya que permite una mayor facilidad y agilidad en el cierre de acuerdos y contratos con los proveedores, además de establecer un mayor control sobre la entrada y salida de empleados, organizar la nómina de forma práctica y beneficiar a otros servicios que dependen de las firmas para ser validados legalmente. Sin embargo, es importante destacar que corresponde a las empresas observar si los programas utilizados para tener la firma electrónica son válidos, ya que, en caso de cuestiones legales, los documentos pueden ser utilizados como prueba.

 

Desde el punto de vista de SAP, la firma digital ofrece una serie de ventajas a las organizaciones que la utilizan, como la rapidez, la seguridad y la eficiencia. En el pasado, las cuestiones geográficas estuvieron en pauta a la hora de concretar los negocios. Había mucho gasto y burocracia para firmar contratos con proveedores lejanos. Hoy en día, los certificados digitales dan validez a los documentos electrónicos, siempre que estén respaldados por una autoridad de certificación.

 

Frente a esta practicidad, otros asuntos se hacen visibles. El uso del servicio digital garantiza la seguridad de los archivos digitales, ya que se utiliza la criptografía e impide que personas malintencionadas roben datos y realicen transacciones ilegales. Sólo las personas autorizadas pueden tener acceso a los documentos emitidos. Todo este proceso digital actúa directamente para reducir los gastos de la empresa. Este ahorro se produce precisamente porque no es necesario invertir dinero para hacer viajes y pagar los encargos de los notarios que ofrecen este tipo de servicio.

 

SAP Ariba está comprometido con la tecnología no sólo por los beneficios citados anteriormente, sino también porque es una práctica totalmente centrada en la sostenibilidad. Los recursos naturales y el medio ambiente se ven menos afectados cuando se utiliza la firma digital para reducir el uso de papel. Se puede concluir que al adoptar el uso de la firma digital, las organizaciones se vuelven más fáciles de administrar.

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