¿Qué es la automatización de los procesos de cuentas por pagar?

La automatización de los procesos de cuentas por pagar es un método para minimizar la intervención humana y eliminar las tareas propensas a error del proceso de cuentas por pagar –o de deudas comerciales–. Esto se lleva a cabo utilizando un software integrado de cuentas por pagar con una red de negocios on-line que conecta digitalmente a los socios comerciales. La automatización de cuentas por pagar ofrece mayor eficiencia y eficacia mediante:

  • Aprobaciones más rápidas de facturas: los errores son detectados y corregidos antes de su envío y los datos de las facturas son enviados por correo electrónico a las bandejas de entrada de los aprobadores.
  • Pagos puntuales: con aprobaciones más rápidas, la información de los pagos se registra oportunamente y los pagos se envían oportunamente en la fecha autorizada.
  • Mayor visibilidad: a través de la red on-line, los proveedores pueden rastrear ellos mismos el estado de facturas y pagos
  • Gestión mejorada del capital circulante: los pagos pueden ser temporizados para gestionar mejor el efectivo y capturar descuentos por pago temprano.

Imagine lo que podría lograr –y los costos que ahorraría– si no tuviera que procesar tantos papeles ni responder tantas consultas sobre el estado de los pagos.

El papel es enemigo de la eficiencia

El papel impide la pronta disponibilidad de la información sobre pagos y facturas, tanto para usted como para sus proveedores. Drena recursos cuando los procedimientos manuales de cuentas por pagar requieren manejo de facturas, ingreso de datos y conciliación. Sin mencionar atender las llamadas de los proveedores sobre el estado de los pagos. Todo ello vuelve lento el flujo de sus procesos de cuentas por pagar y puede llevar a pagos tardíos. Los pagos tardíos significan oportunidades perdidas de descuento por pago temprano y un mayor estrés financiero sobre los proveedores.

Imagine un proceso sin papeles

Imagine lo que podría lograr el departamento de cuentas por pagar si usted eliminara el procesamiento y los costos de las facturas en papel. En cambio, solicite el envío electrónico, o escanee las facturas al recibirlas. Así, utilizando un software de cuentas por pagar integrado con una red de negocios digital que lo conecta con todos sus proveedores, el procesamiento de las cuentas por pagar puede ser automatizado para cualquier tipo de gasto. Construyendo conexiones de redes con reglas para los procesos de cuentas por pagar –sobre la base de contratos, órdenes de compra y políticas de pago–, los errores pueden corregirse antes de que las facturas lleguen a su sistema de cuentas por pagar. Además de reducir costos y riesgos, tendrá tiempo y recursos para agregar más valor al negocio. Como capturar más descuentos por pago temprano, fomentar la facturación electrónica entre más proveedores y aplicar herramientas financieras de cadena de suministro para reducir el riesgo de los proveedores.

Automatice para volverse más estratégico

Cuando utiliza una solución de cuentas por pagar para automatizar este proceso, usted puede vincular sus procesos de compra y cuentas por pagar para:

Reduzca errores en facturas y excepciones

Garantice el cumplimiento y evite fugas contractuales

Gestione facturas sin órdenes de compra y facturas por servicios

Aumente la captura de descuentos por pago temprano

Reduzca costos de procesamiento de facturas

Comprometa a su departamento de cuentas por pagar en actividades más estratégicas y de mayor valor

Soluciones SAP Ariba para la automatización de los procesos de cuentas por pagar

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