Qu'est-ce que l'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs ?

L'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs permet de limiter l'intervention humaine et d'éliminer les tâches sources d'erreurs pour cette comptabilité-là ou celle liée à vos autres dettes. À cet effet, vous disposez d'un logiciel de comptabilité fournisseurs intégré à un réseau d'entreprises en ligne qui relie par voie digitale les partenaires commerciaux. L'automatisation de la comptabilité fournisseurs offre une plus grande efficacité et une rentabilité accrue grâce à :

  • Des approbations de factures plus rapides : Les erreurs sont détectées et corrigées avant la soumission des factures et les données des factures sont envoyées par e-mail aux approbateurs.
  • Des paiements dans les temps : Grâce aux approbations plus rapides, les informations de paiement sont enregistrées en temps opportun et les paiements envoyés automatiquement à la date autorisée.
  • Une visibilité accrue : À travers le réseau en ligne, les fournisseurs peuvent suivre eux-mêmes le statut des factures et des paiements.
  • Une meilleure gestion du fonds de roulement : Les paiements peuvent être programmés à la date souhaitée de manière à améliorer la gestion de la trésorerie et à bénéficier de remises pour paiement anticipé.

Imaginez ce que vous pourriez accomplir et les économies que vous feriez, si vous n'aviez pas à traiter tant de paperasserie et de requêtes sur le statut des paiements.

Le papier, l'ennemi de l'efficacité

La gestion papier entraîne de multiples inconvénients. Tout d'abord, les informations relatives au statut des paiements et factures ne sont pas rapidement disponibles, pour vous comme pour vos fournisseurs. Ensuite, elle épuise les ressources car les procédures de comptabilité fournisseurs manuelles nécessitent de traiter les factures, de saisir les données et de les rapprocher. Enfin, il faut traiter les appels des fournisseurs concernant le statut des paiements. Toutes ces tâches ralentissent le flux de processus de votre comptabilité fournisseurs, ce qui peut entraîner des retards de paiement. Et les retards de paiement vous font manquer les opportunités de remises pour paiement anticipé et créent des tensions financières supplémentaires pour les fournisseurs.

Imaginez un traitement dématérialisé

Imaginez ce que votre service de comptabilité fournisseurs pourrait accomplir si vous supprimiez le traitement des factures papier et les coûts associés. Exigez une soumission électronique ou scannez les factures dès leur réception. Puis, à l'aide d'un logiciel de comptabilité fournisseurs intégré à un réseau d'entreprises digital qui vous relie à tous vos fournisseurs, vous pourrez automatiser le traitement de vos factures, quel que soit le type de dépense. En développant des connexions réseau à partir de règles pour le traitement de la comptabilité fournisseurs (basées sur les contrats, les commandes d'achat et les politiques de paiement), il est possible de corriger les erreurs avant que les factures n'arrivent dans votre système de comptabilité fournisseurs. En plus de réduire les coûts et de limiter les risques, vous auriez le temps et les moyens d'apporter plus de valeur à votre entreprise. Vous pourriez par exemple bénéficier d'un plus grand nombre de remises pour paiement anticipé, encourager la facturation électronique chez plus de fournisseurs, ou encore utiliser des outils de financement de la chaîne logistique pour réduire le risque lié aux fournisseurs.

L'automatisation au profit d'une gestion plus stratégique

Lorsque vous utilisez une solution de comptabilité fournisseurs pour automatiser cette tâche, vous pouvez lier les processus d'approvisionnement et de comptabilité fournisseurs notamment pour :

Une réduction des erreurs et exceptions de facturation

Respect de la conformité et fin des fuites de valeur des contrats

Gestion des factures de services avec ou sans commande d'achat

Augmentation du nombre de remises pour paiement anticipé

Réduction des coûts de traitement des factures

Engagement de votre service de comptabilité fournisseurs dans des activités plus stratégiques et à plus forte valeur

Solutions SAP Ariba pour l'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs

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