Mettre au point votre politique de conformité du commerce collaboratif

Définition et importance

La politique de conformité du commerce collaboratif de votre entreprise régit la façon dont vous allez gérer et promouvoir la participation au programme auprès de vos fournisseurs et collaborateurs. Il s'agit là d'un moteur essentiel pour favoriser l'adoption des nouveaux processus métier entre votre entreprise et vos fournisseurs. Cette politique va déterminer la réussite ou l'échec de votre programme.

Une politique de conformité appropriée indique les attentes en cas de participation ainsi que les conséquences en cas de non-participation. Elle est communiquée efficacement à toutes les parties. Elle doit être composée des cinq éléments principaux suivants, qui forment l'acronyme EDICT facilement mémorisable :

  1. Expectation (Attente) : donnez aux fournisseurs des informations sur votre programme et sur vos attentes quant à leur participation

  2. Deadline (Délai) : configurez une date limite de participation

  3. Incentive (Incitation) : donnez-leur une bonne raison de participer

  4. Consequences (Conséquences) : indiquez-leur les inconvénients à ne pas participer

  5. Togetherness (Entraide) : montrez-leur en quoi leur participation sera bénéfique aussi bien pour eux que pour vous

Bon nombre de fournisseurs s'y conformeront. D'autres, non. Vous souhaiterez les aborder de façon équitable tout en préservant l'intégrité de votre politique et de votre programme.

Contactez votre responsable de l'engagement client afin qu'il vous assiste dans le développement des conséquences et des incitations qui vous semblent appropriées. Communiquez tous ces éléments aux fournisseurs avec clarté et rapprochez vous d'eux.

Pour voir un exemple de communication respectant les pratiques énoncées ci-dessus, cliquez ici.

Lorsque vous mettez en forme votre politique de conformité, réfléchissez aux questions suivantes avec les sponsors, les parties prenantes et les équipes :

  • La participation au programme est-elle obligatoire ?

  • Quel est la date limite pour s'inscrire ?

  • Devons-nous proposer des incitations pour la participation ?  Si oui, lesquelles nous semblent appropriées ?

  • Quelles conséquences nous paraissent justes en cas de non-conformité ?

  • Une fois qu'un fournisseur a rejoint Ariba Network, devons-nous refuser les factures papier qu'il nous envoie ?

  • La participation peut-elle être une condition pour l'attribution ou le renouvellement d'un contrat avec notre entreprise ?

  • Y'a-t-il des fournisseurs que nous ne pouvons pas ou que nous ne voulons pas faire passer à Ariba Network ? 

  • Souhaitons-nous incorporer des techniques de recrutement de masse ?

  • Avons-nous un nouveau processus d'intégration pour les fournisseurs ? Faut-il le modifier pour configurer des fournisseurs sur Ariba Network et si oui, dans quelle mesure ?

  • Les fournisseurs ponctuels doivent-ils s'inscrire à Ariba Network ?

  • Quels canaux devons-nous utiliser pour communiquer notre politique aux fournisseurs ?

  • Comment devrions-nous communiquer notre politique en interne ?

  • Faut-il un montant minimum exécutif pour la politique et le programme ?

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