買掛金処理の自動化とは

買掛金処理の自動化とは、人の関与を最小限に抑え、買掛金プロセスから、誤りの発生しやすいタスクをなくすための手法です。これは、取引先をデジタルでつなぐオンラインビジネスネットワークに統合された買掛金ソフトウェアを使用することによって実現できます。買掛金処理の自動化により以下のことが可能になり、業務効率が向上します。

  • 請求書の承認処理の迅速化:送信前にエラーを検出、修正し、請求書データを承認者に電子メールで送信します。
  • スケジュールどおりの支払い:より迅速に承認が行われることによって、支払情報が適切なタイミングで記録され、承認された日付に自動的に支払が実行されます。
  • 可視化の向上:サプライヤーはオンラインネットワークを通じて自分で請求書や支払い状況を確認できます。
  • 運転資金管理の強化:支払を適切なタイミングで行えるようになり、資金管理機能が強化され、早期支払割引を活用できるようになります。

大量の紙ベースの処理や、支払ステータスに関する多くの問い合わせを減らすことができたら、その分、他にどんなことができ、どれだけのコストを削減できるでしょうか。

紙は効率の敵です

紙での処理は、貴社、および貴社のサプライヤーの両方にとって、請求書や支払情報をスピーディに確認できない要因になります。マニュアルによる買掛金処理では、請求書の処理、データ入力、照合が必要になり、多くのリソースが費やされます。サプライヤーから電話で支払ステータスに関する問い合わせがあり、それに対応しなければならないのであれば、負担はさらに増えるでしょう。これらすべての作業は、買掛金処理の流れを滞らせ、支払の遅延につながります。支払が遅延すると、早期支払割引の機会を逃すことになります。また、サプライヤーにかかる財務的負担も増えることになります。

ペーパーレスで効率を上げる

紙による請求書処理をなくして、コスト削減を実現できたら、経理部門でどんなことが可能になるか想像してみてください。デジタル請求書にするか、または紙の請求書を受け取ったらそれをすぐにスキャンします。そして、全サプライヤーとつながることができるデジタルビジネスネットワークに統合された買掛金ソフトウェアを使用することにより、どのような種類の支払であっても買掛金処理を自動化できます。契約、発注、支払のポリシーに基づいた買掛金処理ルールを使用してネットワーク接続を構築することにより、請求書が買掛金システムに到達する前にエラーを修正することができます。コストやリスクが削減されるだけでなく、ビジネスの価値を高めるための仕事に時間やリソースを投入できるようになります。たとえば、早期支払割引を活用したり、電子請求を利用するサプライヤーを増やしたり、サプライチェーンファイナンスツールを適用してサプライヤーのリスクを軽減できるようになります。

自動化を活用して戦略性を高める

買掛金ソリューションを使用して買掛金処理を自動化し、調達・購買処理と買掛金処理を結びつけることにより、以下のことを実現できます。

請求書のエラーや例外を削減する

コンプライアンスを徹底し、契約外の購買を防止する

発注書のない請求書やサービス用の請求書を管理する

早期支払割引を活用する機会を増やす

請求書の処理コストを削減する

経理部門がより戦略的で価値の高い活動に従事できるようにする

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