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O que é automação de processos de contas a pagar?

A automação dos processos de contas a pagar (AP) é uma forma de minimizar a intervenção humana e eliminar as tarefas propensas a erros do departamento. Isso é feito por meio do software de contas a pagar integrado a uma rede de negócios online que conecta parceiros comerciais digitalmente. A automação de AP proporciona maior eficiência e eficácia por meio de:

  • Aprovações de fatura mais rápidas: erros são detectados e corrigidos antes do envio, e os dados da fatura são encaminhados às caixas de entrada dos aprovadores.
  • Pagamentos no prazo: com aprovações mais rápidas, as informações sobre pagamento são gravadas em tempo hábil, e os pagamentos são automaticamente enviados na data autorizada.
  • Mais visibilidade: por meio da rede online, os fornecedores conseguem acompanhar as faturas e o status do pagamento.
  • Gestão aprimorada do capital de giro: os pagamentos podem ser programados para melhorar a gestão do caixa e gerar descontos por pagamento antecipado.

Imagine o que você poderia conquistar – e os custos que poderia reduzir – se não precisasse processar tantos documentos nem consultar tantos status de pagamento.

O papel é inimigo da eficiência

O papel impede a prontidão na disponibilização de informações de faturas e status de pagamento, tanto para você quanto para seus fornecedores. Ele drena recursos quando os procedimentos manuais de contas a pagar exigem processamento de faturas, entrada de dados e reconciliação. Sem mencionar o tempo gasto com os pedidos de fornecedores para consultar o status de pagamentos. Tudo isso torna o fluxo de processo de contas a pagar mais lento e pode gerar atrasos. Esses atrasos significam oportunidades perdidas de descontos por pagamento antecipado e mais estresse financeiro aos fornecedores.

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Imagine um processamento sem papel

Imagine o que seu departamento de contas a pagar poderia alcançar se você eliminasse os custos e o processamento de faturas em papel. Pense também o que representaria solicitar o envio eletrônico de faturas ou escaneá-las após o recebimento. Depois, usando o software de contas a pagar integrado a uma rede de negócios online que conecta você a todos os fornecedores, imagine como os processos poderiam ser automatizados para qualquer tipo de despesa. Quando você criasse conexões de rede com regras de processo de AP – com base em contratos, pedidos de compra e políticas de pagamento – os erros seriam corrigidos antes de as faturas entrarem em seu sistema de contas a pagar. Além de diminuir custos e riscos, você teria tempo e recursos para agregar mais valor aos negócios. Assim como obter descontos por pagamento antecipado, promover o faturamento eletrônico entre mais fornecedores e aplicar ferramentas financeiras à cadeia de suprimentos para diminuir riscos de fornecedor.

Automatizar para ser mais estratégico

Ao utilizar uma solução AP para automação de contas a pagar, vincule processos de conta a pagar com aquisição para:

Reduzir erros e exceções em faturas

Impor o compliance e evitar inconsistências em contratos

Gerenciar faturas de serviços e faturas não provenientes de pedidos

Obter mais descontos por pagamento antecipado

Reduzir os custos do processamento de faturas

Envolver seu departamento de contas a pagar em atividades mais estratégicas e com maior valor agregado

Soluções SAP Ariba para Automação de Processos de Contas a Pagar

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