Incentive a participação da empresa

Seu programa de comércio colaborativo será um sucesso se você adotar uma abordagem metódica, ou seja:

  • Certifique-se de que todas as pessoas de sua organização entendem como a empresa e seus fornecedores serão beneficiados com o programa.

  • Identifique as principais pessoas e equipes que ajudarão a promover a participação no programa.

  • Ajude as pessoas e as equipes a entender as respectivas funções e responsabilidades.

Não se esqueça também de avaliar e comunicar o progresso do programa.

  • Estabeleça as bases para o sucesso

    A participação dos fornecedores é essencial para o sucesso de seu programa de comércio colaborativo.

    A participação dos fornecedores no programa depende da definição e comunicação da política de compliance de comércio colaborativo de sua empresa e do quanto seus colaboradores estão equipados para colocá-lo em prática. Para garantir a preparação de seu pessoal, é necessário prestar atenção a quatro aspectos:

    1. Recursos: principais funções e responsabilidades

    2. Stakeholders

    3. Dinâmica do programa

    4. Comunicação

    1.  Recursos: principais funções e responsabilidades

    Identificar os principais envolvidos e definir o tempo que eles devem dedicar ao programa. Esta tabela contém uma estrutura organizacional de eficácia comprovada:

    Função principal

    Descrição/Responsabilidade

    Tempo

    Patrocinador

    O responsável pelo orçamento do programa.

    10%

    Stakeholders

    Tomadores de decisão nas funções de Procurement, Contas a Pagar, TI e Treinamento, que estabelecem as políticas, definem os processos de negócios e fornecem os recursos.

    15%

    Líder de ativação de fornecedor

    O gerente de projetos que lidera a equipe interfuncional. Se o programa alcançar mais de 500 vendedores, acrescente meio FTE.

    100%

    Recursos de Contas a Pagar

    A pessoa que gerencia a limpeza da lista mestre de fornecedores e a execução do programa.

    10%

    Recurso de TI

    A pessoa responsável por resolver os problemas no sistema e fazer os testes de integração.

    15%

    Gerente da cadeia de suprimentos

    A pessoa que ajuda na troca de mensagens com vendedores e na administração de catálogos e pedidos de compras.

    20%


    Faça o download do PDF
    para obter descrições mais detalhadas dessas funções e respectivas responsabilidades.


    2. Stakeholders

    Para ajudar a garantir o engajamento dos stakeholders no programa, reúna-se com eles antes de iniciar o processo de integração dos fornecedores com a Ariba Network. Essa reunião tem dois objetivos: discutir a nova solução de comércio colaborativo e o respectivo programa de implementação, e confirmar o consenso e o entendimento de toda a organização sobre:

    • Como a implementação ajudará a alcançar os objetivos da empresa

    • A política da empresa quanto ao cumprimento do programa e consequências do não cumprimento

    • O papel de cada stakeholder em ajudar a garantir o compliance

    • Os KPIs (indicadores-chave de desempenho) que serão usados para avaliar o progresso

    O executivo responsável pelo engajamento dos clientes e outros representantes da SAP Ariba podem ajudá-lo a planejar a agenda e os objetivos da reunião. (Para ver um exemplo de agenda, clique aqui.)


    3.  Dinâmica do programa

    As coisas mudam com o passar do tempo: sua base de fornecedores, o escopo dos projetos e uma infinidade de influências e fatores internos e externos. Essa é uma das razões pelas quais sua iniciativa de comércio colaborativo não é um projeto de curto prazo, mas um programa contínuo.

    É muito importante ajudarmos você a desenvolver uma sequência de eventos e um cronograma para atingir seus objetivos e sustentar os resultados. Estes são alguns dos aspectos que você deve ter em mente:

    • Após o lançamento inicial, deve haver um processo de início de operação para ativar os demais fornecedores em "ondas".

    • Essas ondas devem ser programadas semanal ou quinzenalmente para manter o ritmo.

    • Conclua cada onda o mais rápido possível para evitar o acúmulo de ondas a serem implementadas.

    Faça o download deste gráfico para ver um exemplo de programação de regularidade do programa. 


    4.  Comunicação

    O envio de mensagens conflitantes é a maneira mais fácil de colocar em risco a participação de fornecedores. Por exemplo, um fornecedor que recebe um convite para fazer parte da Ariba Network pode entrar em contato com sua organização para fazer perguntas. Se a pessoa que o atender não conhecer o programa ou pensar que não é nada importante, o fornecedor provavelmente não vai aderir à iniciativa agora nem no futuro.

    Para garantir o sucesso do programa, você deve se comunicar com a equipe de liderança, com os colaboradores, os pares e outras equipes internas impactadas por sua iniciativa de comércio colaborativo.

    Comunique estes três pontos:

    1. Estamos mudando a maneira como trabalhamos.

    2. Essa mudança não é um exercício, tampouco um projeto de curto prazo. O programa é uma mudança fundamental para os nossos negócios. Não retornaremos a um processo baseado em papel após a implementação da Ariba Network em nossa empresa.

    3. Esperamos que cada fornecedor e colaborador, independentemente da função que desempenhe, entenda como será afetado pela iniciativa e faça a sua parte para garantir o sucesso do programa.

    A B&H Photo compartilha dicas e melhores práticas para compradores e fornecedores que estão iniciando o processo de ativação. Assista

     

    Gestão de Mudanças Internas

    Informe os stakeholders sobre o lançamento de seu programa de comércio colaborativo e conquiste o apoio deles.

    Saiba mais
  • Quais são os benefícios para a sua empresa?

    Quando as pessoas de sua organização entenderem os benefícios que as soluções SAP Ariba podem oferecer a elas e à sua empresa, elas ficarão mais propensas a usá-las. Tente resumir essas vantagens em algo como uma abordagem rápida ou declaração de missão e use-a sempre que conversar ou escrever sobre as soluções e serviços da SAP Ariba.

    Um bom ponto de partida é pensar no motivo do engajamento de sua empresa com a SAP Ariba. Você provavelmente queria poupar tempo e dinheiro, e ficou sabendo que nossas soluções poderiam aumentar a eficiência, fortalecer o compliance e melhorar o gerenciamento de capital de giro e de caixa em sua organização.

    A tabela a seguir descreve algumas das maneiras mais comuns como as empresas podem alcançar esses benefícios usando as soluções SAP Ariba para automatizar a colaboração e as transações com os parceiros comerciais.

    Você quer...

    A SAP Ariba pode ajudar sua empresa a...

    Aumentar a eficiência dos processos

    • Entender e gerenciar melhor os gastos

    • Substituir faturas baseadas em papel por faturas eletrônicas

    • Aumentar a produtividade dos integrantes da equipe de Contas a Pagar

    • Minimizar erros e exceções em faturas

    • Reduzir os dias necessários para a aprovação de faturas

    Compliance mais robusto

    • Minimizar despesas não aprovadas ou não vinculadas

    • Aumentar a porcentagem de despesas monitoradas e sob contrato

    Melhorar o gerenciamento de capital de giro/caixa

    • Obter mais descontos por pagamento antecipado

    • Melhorar o prazo médio do pagamento das compras

    Pode haver outras razões para sua empresa começar a trabalhar com a SAP Ariba. Peça para o customer engagement executive ajudá-lo a analisar e articular esses motivos. Inclua os principais colegas, stakeholders e líderes nas conversas. Juntos, vocês poderão elaborar uma declaração de missão e começar a incorporá-la em suas comunicações.

     

  • Avaliando e comunicando o sucesso

    Siga este processo passo a passo

    Avaliar e comunicar o progresso e a eficácia de sua iniciativa de comércio colaborativo são cruciais para o sucesso do programa no longo prazo. A experiência nos mostra que é muito importante seguir uma série específica de etapas, pelo menos inicialmente, para definir e implementar seu programa de avaliação.

    Estas são as seis etapas necessárias:

    1. Identificar os líderes, usuários e outros stakeholders do programa, incluindo os patrocinadores da diretoria. Se você não estiver certo de quem são os patrocinadores, responda esta pergunta: quem “assinou o cheque” para financiar o programa?

    2. Certificar-se de que todos entendem claramente e estão alinhados com os desafios, as metas e os objetivos ligados à iniciativa.

    3. Trabalhar em conjunto para estabelecer os KPIs de acordo com os objetivos e as metas da empresa. Embora existam vários aspectos mensuráveis, concentre-se inicialmente nas métricas citadas na tabela abaixo. Selecione os indicadores mais aplicáveis à situação de sua empresa.

    4. Definir as referências da situação atual.

    5. Implementar incentivos para garantir o alinhamento entre as metas em termos de recursos e as metas do programa.

    6. Comunicar (regular e continuamente) os resultados.

       

    Objetivo

    Métrica

    Melhores da categoria

    Processos eficientes
    (estreitamente alinhados com Contas a Pagar)

    % de despesas identificáveis que foram automatizadas

    80%

    % de faturas eletrônicas

    67%

    Faturas por FTE

    33.000

    % de exceções em faturas

    12%

    Dias para aprovar faturas

    4,1

    Processamento de faturas sem intervenção manual

    85%

    Compliance
    (Estreitamente alinhado com a função de Procurement)

    Redução de inconsistências em contratos

    0,46%

    % de gastos sob controle

    55%

    Gestão de caixa
    (estreitamente alinhada com a função de finanças/tesouraria)

    Obtenção de descontos

    0,20%

    Capital de giro

    0,27%

     

     

     

Recursos sobre Casos de Sucesso dos Clientes

Ativação de Fornecedor

Incentive a participação de fornecedores, saiba mais sobre os custos e benefícios e comunique-se com eles.

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Encontre fornecedores na Ariba Network

A SAP Ariba pode ajudá-lo a encontrar fornecedores prontos para competir por sua empresa e a reduzir os custos e os riscos relacionados a abastecimento.

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