提高企业参与度

如果所有安排都井然有序,你的协同商务计划必将大获成功。这意味着:

  • 确保企业的每个人都了解企业及其供应商如何从计划中受益

  • 确认哪些重要人员和团队有助于提高计划的参与度

  • 帮助这些重要人员和团队理解他们的角色和职责

此外,你还应该不断评估和沟通计划的进展情况。

  • 奠定成功的基石

    企业想成功实施协同商务计划,供应商的参与必不可少。

    供应商参与与否,则取决于你是否制定和传达了协同商务合规政策,以及你的员工是否有能力执行该政策。为了确保企业员工有能力执行该政策,企业需要关注以下四个方面:

    1. 资源:主要角色与职责

    2. 利益相关方

    3. 计划安排

    4. 沟通

    1. 资源:主要角色与职责

    确定参与计划的主要人员,以及他们需要投入的时间比例。下表列出了经实践证明最为有效的组织结构:

    主要角色

    描述/职责

    时间比例

    发起人

    负责编制计划预算的人员

    10%

    利益相关方

    采购、应付账款、IT 和培训部门的决策者,负责制定政策、确定业务流程和提供资源

    15%

    供应商激活负责人

    带领跨职能团队的项目经理。当计划规模扩大到拥有超过 500 家销售商时,需要增加一半的 FTE

    100%

    应付账款管理人员

    管理主要供应商清单的清理工作和计划执行工作的人员

    10%

    IT 人员

    负责处理系统问题和集成测试的人员

    15%

    供应链经理

    负责向销售商传达信息、协助管理目录和采购订单的人员

    20%


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    ,详细了解这些角色及其职责。


    2. 利益相关方

    为了确保利益相关方全身心投入该计划,请在开始邀请供应商加入 Ariba Network(云采购网络)之前,与利益相关者召开一次会议。会议的目的有两个:一是讨论新的协同商务解决方案及其实施计划,二是确认企业所有人员均了解以下内容并对此达成共识:

    • 实施这些解决方案对实现企业目标有何帮助

    • 企业的协同商务合规政策内容及违反该政策的后果

    • 各利益相关方在确保合规性方面扮演的角色

    • 用于评估计划进展情况的关键绩效指标

    客户互动主管及其他 SAP Ariba 代表能够帮助你规划会议目标和议程。(点击此处,获取会议议程示例。)


    3.  计划安排

    所有部分都会随时间发生变化,包括供应商群、项目范围以及各种其他内外部因素和影响。因此,协同商务计划并非一个短期项目,而是一项长期计划。

    但值得注意的是,我们会帮助你制定一系列活动并创建一个时间表,从而实现你的目标并收获业务成果。在这个过程中,你需要谨记以下几点:

    • 初次启动之后,必须实行分批上线,确保剩下的供应商逐批完成上线。

    • 分批上线应以一周或两周为单位,以保持上线势头。

    • 尽快完成每个批次的上线,避免活动重叠。

    下载本图表,查看计划安排时间表示例。 


    4.  沟通

    传达的消息不一致最容易导致供应商拒绝参与协同商务计划。例如,供应商在收到你邀请其加入 Ariba Network 的通知后,可能会打电话到你的公司咨询相关事宜。如果接电话的人表示不太了解这个计划或者认为这不是一件重要的事情,那么该供应商很有可能在当时甚至以后都不会参与该计划。

    因此,为确保计划成功实施,你必须与管理团队、员工、同事以及其他所有受协同商务计划影响的内部团队做好沟通。 

    沟通内容包括以下三点:

    1. 我们正在改变业务模式。

    2. 这种转变并不是一次简单的尝试,也不是短期项目。该计划将为我们的企业带来翻天覆地变化。部署 Ariba Network 之后,我们将彻底告别纸质流程。

    3. 不论担任什么角色,每位员工和供应商都需要了解该计划对自己产生的影响,并尽其所能,确保计划取得成功。

    B&H Photo 公司分享最佳实践案例,方便采购商和供应商启动支持流程。立即观看

     

    内部变更管理

    通知利益相关方协同商务计划即将启动,并争取得到他们的支持。

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  • 你的企业能获得哪些收益?

    在企业员工了解 SAP Ariba 解决方案如何为他们和企业带来收益后,他们使用解决方案的可能性将更大。因此,你可以在优势概述或任务说明中阐明这些收益。然后,在介绍 SAP Ariba 解决方案`和服务,或准备相关文档时,经常使用这些内容。

    想一想,为什么你会选择 SAP Ariba 解决方案?这应该是一个很好的切入点。最初,你可能是想节省时间和节约成本,然后发现,通过提高效率,增强合规性,并优化现金和运营资本管理,你就能实现这些目标。

    下面的表格列出了几种最常用的方式。通过这些方式,企业可以借助 SAP Ariba 与贸易合作伙伴自动进行交易和协作,从而获得收益。

    你希望……

    SAP Ariba 能够帮助你的企业……

    提高流程效率

    • 了解并管控更多支出

    • 使用电子发票替代纸质发票

    • 提高应付账款团队成员的工作效率

    • 尽可能减少发票错误和异常

    • 缩短发票审批周期

    更出色的合规性

    • 尽可能减少未经批准的支出或违规支出

    • 增加合同规定支出和受监控支出的比例

    优化现金/运营资本管理

    • 捕获更多提前付款折扣

    • 缩短应收账款周转天数

    你还可能出于其他原因选择 SAP Ariba 解决方案。你可以联系你的客户互动主管,进一步了解并探讨这些原因。同时,不要忘记邀请重要的同事、利益相关方和主管参与讨论。你可以和他们一同起草目标说明书,并在你的宣传中加入这些内容。

     

  • 评估和公布成果

    你可以遵循下面的分步流程

    你需要评估并公布协同商务计划的进展和成果,这对于成功进行计划的长期发展至关重要。经验告诉我们,企业必须按部就班地制定和实施评估计划,至少在协同商务计划初期必须坚持这一点。 

    整个流程分为以下六步:

    1. 确定计划的负责人、用户和其他利益相关方,包括执行发起人。如果你不确定谁是发起人,不妨想一想谁为计划提供资金?

    2. 确保所有人都清楚地了解促使企业实施该计划的挑战和目标,并确保大家达成共识。

    3. 根据你的目标,共同制定 KPI。当有很多能够被衡量的指标时,你可以从表中的这些指标开始。首先选择最适合你的指标。

    4. 确定当前的基准。

    5. 采取激励措施,确保资源目标与计划目标保持一致。

    6. 反复汇报你取得的成果。

       

    目标

    指标

    最佳水平

    流程效率
    (与应付账款密切相关)

    自动化可寻源支出的比例

    80%

    电子发票的比例

    67%

    全职员工的人均开票金额

    33,000

    异常发票的比例

    12%

    发票审批天数

    4.1

    无介入发票处理率

    85%

    合规性
    (与采购密切相关)

    节约的合同疏漏比例

    0.46%

    受管控支出的比例

    55%

    现金管理
    (与财务/资金密切相关)

    折扣捕获率

    0.20%

    运营资本

    0.27%

     

     

     

客户成功资源

供应商激活

提高供应商参与度,了解供应商成本及优势,并与你的供应商沟通。

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在 Ariba Network 上寻找供应商

SAP Ariba 能够帮助你找到这样的供应商:已经准备好与你的其他供应商竞争,抢夺与你开展业务合作的机会,进而有助于你降低成本和供应风险。

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SAP Ariba 教育培训

SAP Ariba 提供多种教育培训服务,支持你按照自己喜欢的学习方式,享受培训带来的乐趣。

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